Die wichtigsten Urteile zur Nebenkostenabrechnung (vor 2012)

1. Verständlichkeit der Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung so erstellen, dass ein durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann (BGH VIII ZR 371/04, NJW 2005, 3135). Umlageschlüssel sind nicht erklärungsbedürftig.

2. Angabe eines falschen Verteilerschlüssels in der Nebenkostenabrechnung

Verwendet der Vermieter in der Nebenkostenabrechnung einen anderen als den vertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel, stellt dies zwar einen inhaltlichen Fehler dar, jedoch keinen formellen Mangel der Abrechnung (BGH VIII ZR 341/04, DWW 2005, 18).

Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung verpflichtet den Mieter zur Zahlung einer eventuellen Nachforderung. Inhaltliche Fehler muss er selbst im Wege einer Mietbebenkostenklage angreifen.

3. Formelle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung

Vermieter müssen in der Nebenkostenabrechnung nicht nur die Gesamtkosten für jede Nebenkostenart, sondern auch die nicht um Vorwegabzüge bereinigte Gesamtsumme darstellen. So soll der Mieter nachvollziehen können, dass und in welcher Höhe ein Vorwegabzug von nicht als Nebenkosten umlegbaren Kosten stattgefunden hat (BGH, Urteil v. 14.2.2007, VIII ZR 1/06).

Beispiel: Gartenpflegearbeiten des Hausmeisters sind umlegbare Nebenkosten. Repariert er Schäden am Spielgerät, sind die Kosten nicht umlegbar. Damit der Mieter erkennen kann, ob und inwieweit ein Abzug dieser Kosten stattgefunden hat, muss in der Nebenkostenabrechnung neben dem umlegbaren Kostenanteil die Gesamtsumme der Kosten für den Hausmeister angegeben werden.

4. Wohnflächenberechnung für Heizkostenermittlung

Nach der Heizkostenverordnung muss der Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig abrechnen. Der restliche Anteil kann unter anderem nach der Wohnfläche bestimmt werden.

Dann zählen Balkone und Terrassen je nach Nutzbarkeit und Wohnwert zwischen 25 und 50 % flächenmäßig mit. Die Wohnfläche ist einschließlich der Balkone und Terrassenflächen anzusetzen (BGH, Urteil vom 31.10.2007, VIII ZR 261/06).

Erweist sich eine verbrauchsabhängige Abrechnung für Heizung und Warmwasser als faktisch unmöglich (Ausfall der Messgeräte, Computerfehler), darf der Vermieter die Kosten allein nach der Wohnfläche umlegen, muss dem Mieter aber einen Abschlag von 15 % zugestehen (§ 12 HeizkostenV). Auf ein Verschulden des Vermieters kommt es nicht an (BGH, Urteil vom 31.10.2007 VIII ZR 261/06).

5. Kosten der Öltankreinigung sind umlagefähig

Der BGH hatte 2009 die Streitfrage entschieden, dass die Kosten der Öltankreinigung umlagefähige Nebenkosten sind (BGH, Urteil v. 11.11.1009, VIII ZR 221/09). Sie gehören zu den Kosten der Pflege und der Reinigung der Heizungsanlage gemäß § 2 Nr. 4a BetrKV.

Auch wenn sie nur alle ca. 5 Jahre anstehen und somit nicht regelmäßig entstehen, handele sich nicht um Instandhaltungskosten. Die Öltankreinigung diene präventiv der Funktionsfähigkeit der Heizungsanlage und habe nicht den Zweck, einen bestehenden Mangel zu beseitigen.

6. Eigenleistungen des Vermieters sind als fiktive Kosten umlagefähig

Eigene Sach- und Dienstleistungen des Vermieters dürfen in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden. Vermieter dürfen beispielsweise Hausmeisterdienste oder Gartenpflege auf der Grundlage fiktiver Berechnungen eines Dienstleistungsunternehmens abrechnen (BGH Urteil v. 14.11.2012, VIII ZR 41/12).

Vermieter dürfen in der Abrechnung also den Betrag einkalkulieren, den eine fremde Firma verlangt hätte, wenn sie der Vermieter mit der Arbeit beauftragt hätte. Voraussetzung ist, dass der Vermieter die abgerechneten Arbeiten nachvollziehbar darstellt und im Idealfall auf der Grundlage eines Angebotes einer Drittfirma, ansonsten nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, abrechnet.

7. Kosten der regelmäßigen Dachrinnenreinigung sind umlagefähig

Wird die Dachrinnenreinigung regelmäßig präventiv durchgeführt, sind die dafür entstehenden Kosten als sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV umlagefähige Nebenkosten (BGH, Urteilv.7.4.2004, VIII ZR 146/03).

Muss die Dachrinne deshalb gereinigt werden, um eine eingetretene Verstopfung aufzulösen, handelt sich um Instandhaltungskosten aus akutem Anlass, die nicht umlagefähig sind und dem Vermieter anheimfallen.

8. Warmmietverträge und Heizkostenpauschalen sind unzulässig

Der Vermieter kann mit dem Mieter im Mietvertrag keine Warmmiete und keine Heizkostenpauschale vereinbaren, die den Energieverbrauch des Mieters unberücksichtigt lässt (BGH Urteil v. 19.7.2006, VIII ZR 212/05). Vielmehr muss er die Vorgabe der Heizkostenverordnung als zwingendes Recht beachten, nach der er den Energieverbrauch des Mieters mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig berechnen muss.

Eine Ausnahme besteht unter anderem lediglich bei einem Zweifamilienwohnhaus, das der Vermieter mit dem Mieter zusammen bewohnt oder bei Passivhäusern.

9. Keine Kostenobergrenze für Wartungskosten einer Gastherme

Ist in einem Mietvertrag formularmäßig vereinbart, dass der Mieter anteilig die Kosten der jährlichen Wartung einer Gastherme bezahlen muss, muss der Mieter diese auch dann bezahlen, wenn für den zu zahlenden Betrag keine Obergrenze genannt wird (BGH Urteil v. 7.11.2012, VIII ZR 119/12).

Die gesetzliche Regelung des § 2 Nr. 4a BetrKV, die die Wartungskosten einer Gastherme zu den Betriebskosten der Wohnung zählt, sehe keine Obergrenze vor.

10. Mietminderung richtet sich nach der Bruttomiete

Hat der Mieter berechtigten Anlass, die Miete wegen eines Mangels der Mietsache zu mindern, richtet sich in Minderungsquote nach der Bruttomiete, die aus der Kaltmiete und den Nebenkosten besteht (BGH, Urteil v. 30.5.2005, VIII ZR 223/10). Der Mieter darf seine Nebenkostenvorauszahlung ebenfalls entsprechend mindern.

Der Mietvertrag könne nur als Gesamtleistung verstanden werden, so dass sich ein Mangel auch auf die Nebenkostenzahlung auswirke.

11. Vorbehalt des Vermieters in der Nebenkostenabrechnung begründet Nachforderungsanspruch

Der Vermieter kann sich in der Nebenkostenabrechnung vorbehalten, noch nachträglich eine Position abzurechnen, die er unverschuldet nur vorläufig abrechnen kann.

Dann beginnt die Verjährungsfrist erst , wenn er Kenntnis von den Umständen erhält, die seine Nachforderung begründen (BGH Urteil v. 12.12.2012, VIII ZR 264/12). § 556 III 3 BGB sieht diese Möglichkeit ausdrücklich vor. Im Streitfall ging es um die rückwirkende Neufestsetzung der Grundsteuer.

12. Rückzahlungsforderung von Nebenkostenvorauszahlungen durch den Mieter nur bedingt möglich

Kündigt der Mieter den Mietvertrag, kann er Nebenkostenvorauszahlungen vom Vermieter nur dann zurückverlangen, als er während der Dauer des Mietverhältnisses keine Möglichkeit hatte, seinen Abrechnungsanspruch im Wege eines Zurückbehaltungsrechts an den laufenden Vorauszahlungen geltend zu machen (BGH, Urteil v. 26.9.2012, VIII ZR 315/11).

Demgemäß muss ein Mieter während des Mietverhältnisses von seinem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen, sofern der Vermieter nicht innerhalb von 12 Monaten nach dem Schluss der Abrechnungsperiode abrechnet. Insoweit soll der Mieter nicht schutzbedürftig sein, da er die Möglichkeit hatte, die laufenden Vorauszahlungen einzubehalten und den Vermieter zur Erteilung der geschuldeten Nebenkostenabrechnung zu veranlassen. Eine Ausnahme gilt nur für die letzte Abrechnungsperiode vor der Beendigung des Mietverhältnisses (BGH NJW 2005, 1499).

13. Nutzerwechselgebühr ist Verwaltungsaufwand

Zieht ein Mieter aus der Wohnung aus, kann der Vermieter den durch die Eingabe und Verarbeitung der persönlichen Daten der Mieter bei der Erfassung des Energieverbrauchs nicht mit einer Nutzerwechselgebühr in Rechnung stellen (BGH, Urteil v. 14.11.2007, VIII ZR 19/07).

Der Kostenaufwand gehört zu den Verwaltungskosten und ist nicht umlagefähig. Der Verwaltungsaufwand kann allenfalls dann umgelegt werden, wenn die Umlage im Mietvertrag unter der Position „Sonstige Betriebskosten“ ausdrücklich vereinbart wird.

14. Umlagefähigkeit sonstiger Betriebskosten erfordert konkretisierende Angaben

Will der Vermieter Sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV auf den Mieter umlegen, muss er diese konkret bezeichnen. Fehlt die Konkretisierung handele es sich um eine „unausgefüllte Leerposition“.

Im Streitfall ging es um die Kostenumlegung für die Dachrinnenreinigung. § 2 Nr. 17 enthalte einen Auffangtatbestand für in der Betriebskostenverordnung nicht genannte Positionen, setze aber voraus, dass der Mieter weiß, welche Kosten auf ihn zukommen.

15. Prämien für eine Terrorschadenversicherung sind umlagefähig

Der Vermieter kann die Prämien für eine Terrorschadenversicherung auf den Mieter umlegen, sofern der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gewahrt wird (BGH, Urteil v. 13.10.2010, VIII ZR 129/09). Es handelt sich dabei um eine umlagefähige Sachversicherung im Sinne des § 2 Nr. 13 BetrKV. Voraussetzung ist, dass Art und Lage des Mietobjekts objektiv die Annahme einer begründeten Gefahr für einen Terroranschlag rechtfertige (Nähe zu einer Bundesbehörde, Fußballstadion, Flughafen).

16. Nebenkostenvorauszahlung müssen der aktuellen Kostensituation angemessen sein

Hat der Vermieter mit dem Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten vereinbart, darf der Vermieter zur Vermeidung eventueller Nachzahlungen keinen Sicherheitszuschlag von bis zu 10 % ansetzen (BGH, Urteil v. 28.9.2011, VIII ZR 294/10). Der BGH begründet seine Entscheidung damit, dass keine Sicherheitszuschläge angesetzt werden dürfen, sofern diese nicht durch konkret zu erwartende Kostensteigerungen für einzelne Betriebskostenarten gerechtfertigt sind.

Zugleich wies das Gericht darauf hin, dass das Gesetz keine Begründung der Anpassung einer Betriebskostenanpassung fordert. Der Vermieter müsse jedoch eine von ihm beanspruchte Anpassung der Vorauszahlung nachträglich rechtfertigen können, wenn der Mieter die Angemessenheit bestreitet. Da es sich dabei immer um eine Prognose handelt, sind an die Begründung aber auch keine allzu hohen Anforderungen zu stellen. Sind Preissteigerungen zu erwarten, dürfen diese in die Vorauszahlungen einbezogen werden.

17. Mieter kann keine Modernisierung technischer Anlagen verlangen

Ein Mieter kann nicht unter Berufung auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit die Umstellung von Öl- auf Gasheizung verlangen (BGH, Urteil v. 13.6.2007, VIII ZR 78/06). Zwar enthalte § 556 III 1 BGB die Verpflichtung des Vermieters, bei der Verursachung von Nebenkosten den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Allerdings ist der Vermieter dadurch nicht verpflichtet, unter verschiedenen Versorgungsarten die wirtschaftlichste auszuwählen. Bestehen Alternativen, liegt es in seinem Auswahlermessen, wie er sich entscheidet.

Auch kann ein Mieter nicht die Modernisierung einer Heizungsanlage einfordern (BGH Urteil v. 12.5.2010, VIII ZR 170/09), vor allem dann nicht, wenn diese fehlerfrei arbeite. Ein solcher Anspruch kommt allenfalls dann in Betracht, wenn die Anlage technisch völlig veraltet ist und ein zeitgemäßes Wohnen nicht mehr möglich erscheint.

18. Gebot der Wirtschaftlichkeit verpflichtet Vermieter nur bedingt

Ein Mieter kann sich hinsichtlich des Abschlusses von Betriebskosten auslösenden Verträgen durch den Vermieter nur auf das Wirtschaftlichkeitsgebot berufen, wenn das Mietverhältnis bei Abschluss des Vertrages bereits bestand (BGH Urteil v. 28.11.2007, VIII ZR 243/06). Der Einwand der Unwirtschaftlichkeit greift somit nur bei solchen Nebenkostenarten, deren zugrundeliegende Lieferungs- oder Dienstleistungsverträge während des bestehenden Mietverhältnisses vom Vermieter abgeschlossen wurden.

Da der Vermieter ein Auswahlermessen hat, droht ihm die Begrenzung einer Umlage in Höhe der preiswerteren Leistung frühestens dann, wenn er das preiswertere Angebot um ca. 10 % überschreitet (so die Meinungsäußerung der Vors. Richterin am BGH Milger in NZM 2008, 1, was insoweit von Interesse ist, als sie dem Zivilsenat des BGH angehört, der für Wohnraummietrechtssachen zuständig ist) bzw. 20 % (so AG Köln WuM 1999, 221). Höhere Beträge muss der Vermieter begründen, z.B. langjährige bewährte Zusammenarbeit oder besondere Kompetenz und Zuverlässigkeit des Vertragspartners. Je mehr das übliche Preisniveau überschritten wird, desto gewichtiger müssen die Gründe für die Auswahlentscheidung des Vermieters sein. Der Vermieter muss zumindest auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Rücksicht nehmen, wobei neben dem Preis auch die Zuverlässigkeit von Leistung und Anbieter, die Betriebsgröße und besondere örtliche Verhältnisse Berücksichtigung finden (BGH Urt. v. 28.11.2007, VIII ZR 243/06).

19. Vermieter darf nach dem Abflussprinzip abrechnen

Es ist dem Vermieter nicht verwehrt, Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung nach dem Abflussprinzip abzurechnen (BGH, Urteil v. 20.02.2008 – VIII ZR 49/07). Nach dem Abflussprinzip sind alle Kosten zu erfassen, die in einem Abrechnungsjahr gezahlt, in Rechnung gestellt oder mit Gebührenbescheid geltend gemacht wurden.

Alternativ geht das Zuflussprinzip davon aus, dass die Nebenkostenabrechnung nur Kosten enthalten darf, die im Abrechnungsjahr entstanden sind, so dass nur darauf ankommt, ob sich die Rechnung und der Gebührenbescheid auf das Abrechnungsjahr beziehen, nicht aber, ob der Vermieter die Rechnung bezahlt hat. Somit ist es einem Mieter verwehrt, eine Nebenkostenposition erst dann bezahlen zu wollen, wenn der Vermieter diese seinerseits bezahlt hat.

20. Mieter muss nicht geleistete Vorauszahlungen auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist zahlen

Rechnet der Vermieter erst nach der Abrechnungsfrist ab (12 Monate nach Ende einer Abrechnungsperiode), bleibt der Mieter dennoch verpflichtet, nicht geleistete Vorauszahlungen auf die Nebenkosten an den Vermieter zu zahlen. Es handelt sich dabei nämlich nicht um Nachforderungen im Sinne des § 556 III 3 BGB (BGH Urteil v. 31.10.2007, VIII ZR 262/06).

Lediglich dann, wenn sich aus der nicht fristgerecht erteilten Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung des Vermieters ergibt, kann der Mieter die Zahlung verweigern.

Außerdem kann ein Mieter die vollständige Rückzahlung seiner geleisteten Vorauszahlungen einklagen, wenn das Mietverhältnis beendet ist und der Vermieter nicht fristgerecht über die Nebenkosten abgerechnet hat (BGH Urteil v. 9.3.2005, VIII ZR 57/04).