Die wichtigsten Vermietertipps für die Gewerbeabrechnung

Vermieter von Gewerbeimmobilien müssen bei der Abrechnungserstellung diverse Gegebenheiten beachten. Gerade weil in Gewerbemietvertragen vieles abweichend vom Wohnraummietrecht vereinbart werden kann, ist die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ungleich schwieriger. Der Gesetzgeber sieht im Gewerbemietrecht zwei Kaufleute als Vertragspartner und sieht den Mieter daher nicht zwingend als schwächere Partei an die besonders geschützt werden müsste.

Weil die Gewerbeverträge inhaltlich sehr verschieden gestaltet werden können, gilt es als Verwalter oder Vermieter bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung den Überblick zu behalten. Wir haben in diesem Artikel die wichtigsten Vermietertipps für die Gewerbeabrechnung zusammengestellt.

1. Kostenarten sollten detailliert definiert werden

Vermieter von Gewerbeimmobilien und Mieter bestimmen innerhalb des Gewerbemietrechts welche Nebenkosten auf die jeweiligen Mietparteien umgelegt werden sollen. Um als Vermieter bezüglich der Bestimmtheitserfordernissen und drohenden Meinungsverschiedenheiten auf der sicheren Seite zu stehen, ist es ratsam, dass grundsätzlich alle Kostenarten detailliert definiert werden. Mit einer entsprechenden Anlage kann so späteren Irritationen und Ungereimtheiten aus dem Weg gegangen werden.

2. Von der “dynamischen Verweisung” bis zum entscheidenden Umlagemaßstab

Auch mittels einer direkten Bezugnahme auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) können Kostenarten exakt bestimmt werden. Ein Vermieter kann dabei durch die so bezeichnete “dynamische Verweisung” im Gewerbemietvertrag mittels der anzuwendenden Betriebskostenverordnung auch zukünftig entstehenden Betriebskostenarten zur Wirksamkeit verhelfen. Da die Wahl eines expliziten Umlagemaßstabes vorschriftsmäßig nicht existent ist, können Vermieter und Mieter eine gerechte und praktikable Kostenverteilung “verabreden”. Für den gewerblichen Vermieter sollte hier immer die Nutzfläche als entscheidender Umlagemaßstab fungieren.

3. Sicherheitshalber fristgerecht Betriebskostenvorauszahlung abrechnen

Die Ausschlussfrist des § 556 III BGB besagt, dass der Vermieter seinem Mieter bzw. den Mietparteien die Abrechnung der auf das jeweils aktuelle Jahr bezogenen Betriebskostenvorauszahlungen innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum mitzuteilen hat. Nach Ablauf dieser Frist können auch grundsätzlich keine Nachforderungen seitens des Vermieters geltend gemacht werden.

Allerdings ist dieses Recht nur eindeutig auf die Mietverhältnisse von privaten Wohnräumen anwendbar. Wenn es aber um gewerblich genutzte Geschäftsräume geht, kommen für Vermieter und Mieter der § 578 II BGB zur Anwendung, welcher die jeweils vorliegenden Rechtsverhältnisse regelt. Dabei fehlt aber ein entsprechender Verweis auf die Wohnraumvorschriften, so dass der Gesetzgeber dem Vermieter von Gewerbeimmobilien keine entsprechende Abrechnungsfrist auferlegt hat.

Eine höchstrichterliche Entscheidung ist bei dieser Thematik noch nicht getroffen worden; das Amtsgericht Wiesbaden (Az. 93 C 349/05) hat jedoch bereits 2005 ein von Vermietern reichlich kritisiertes Urteil getroffen. Demnach soll der § 556 III BGB auch auf Geschäftsraummietverhältnisse analog anwendbar sein. Diese Rechtsprechung hat sich inzwischen durchgesetzt, so dass nun auch die Nebenkosten bei Geschäftsraummieten jährlich abgerechnet und die Ergebnisse spätestens ein Jahr nach Beendigung der Abrechnungsperiode dem Mieter bzw. den Mietparteien mitgeteilt werden müssen. Obwohl die endgültige Entscheidung in diesem Fall noch aussteht, sollte sich ein Vermieter von Gewerbeimmobilien sicherheitshalber mit der Abrechnung über die Betriebskostenvorauszahlung der gewerblichen Mieter innerhalb der avisierten zwölfmonatigen Frist bewegen.

Aber: Der Vermieter hat gegenüber der privatwirtschaftlichen Rechtsprechung hier den Vorteil, dass er trotz Überschreitung dieser Frist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen darf.

4. Richtlinie für die Einschätzung der Betriebskosten pro Quadratmeter festlegen

Nur durch die ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung einer Gewerbeabrechnung wird eine mögliche Nachforderung auch wirksam fällig. Dazu muss ein Vermieter von Gewerbeimmobilien neben der exakten Aufstellung aller entstandenen Aufwendungen und Kosten auch den verwendeten Verteilerschlüssel sowie die Berechnung des vom Mieter zu tragenden Anteils angeben und den Abzug der bislang geleisteten Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigen.

Um hier den Überblick über anfallende bzw. anteilige Kosten zu behalten und fristgerecht zu agieren, ist eine professionelle Software ( z.B. von Lexware) unerlässlich.

Mit Hilfe eines Programms können Vermieter neben anderen funktionellen Möglichkeiten komfortabel Betriebskostenabrechnungen auch von mehreren Objekten zeitnah realisieren, spezielle Heizkostenabrechnungen nach § 9 der Heizkostenverordnung erstellen oder allgemein Buchungen, ein effizientes Mahnwesen und andere Aufgaben bezüglich eines funktionierenden und transparenten Zahlungsverkehrs durchführen. Dabei sollte ein Vermieter von Gewerbeimmobilien stets eine grobe Richtlinie für die Einschätzung bzw. Beurteilung anfallender Nebenkosten pro Quadrameter festlegen.

Beispielsweise muss ein Vermieter in diesem Zusammenhang berücksichtigen, wenn Büros, Unternehmen oder Geschäfte höhere Betriebskosten im Gegensatz zu “normalen” Mietwohnungen verursachen. Häufig finden sich nämlich gerade vermietete Wohnungen im gleichen Haus wie Gaststätten oder Friseurgeschäfte. Hier sollte der Vermieter insbesondere den hohen Wasserbedarf im Auge behalten und die Kosten verbrauchskonform “verteilen”.

5. Vermieter von bestimmten Betriebsstätten können spezielle Betriebskosten aufrufen

Im Sinne der Betriebskostenverordnung zählen über ein Dutzend Kostenpunkte zu den wesentlichen Betriebskosten. Dabei sind beispielsweise die jeweils laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, die Kosten für Entwässerung, Wasserversorgung, Müllabfuhr und Straßenreinigung oder auch Aufwendungen für Ungezieferbeseitigung, Hausreinigung, Gartenpflege, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Schornsteinreinigung vertraglich integriert.

Daneben ist es aber gerade Vermietern von Einkaufszentren oder adäquaten Einrichtungen wie zum Beispiel Fachmarktzentren erlaubt auch Kosten auf den Mieter bzw. die Mietparteien umzulegen, die nicht als wesentliche Betriebskosten analog der gültigen Betriebskostenverordnung vermerkt sind. So können Vermieter in diesem speziellen Fall auch die anfallenden Kosten rund um Verwaltung, Pförtner, Wachdienst, Sprinkleranlage, Empfangstresen, Sicherheitstechnik, Verkehrssteuerung, Beschallung/Musik, Rolltreppen, Klimaanlage und die Reinigung von Glasflächen dem Mieter gegenüber wirksam geltend machen.