12 Irrtümer zur Nebenkostenabrechnung

Mit der Nebenkostenabrechnung kennen Mieter und Vermieter sich bereits sehr gut aus – das meinen jedenfalls die meisten. Allerdings zeigt die Praxis, dass in kaum einem anderen Thema im Mietrecht so viele Irrtümer umhergeistern. Begriffe wie z.B. Abrechnungszeitraum, Abrechnungsfrist, Belegeinsicht und Verbrauchsabrechnung sind bei genauerer Nachfrage oft doch nicht so vertraut. Da verwundert es dann nicht, wenn die rechtliche Einschätzung bei den Pflichten der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und die Frage, was in der Nebenkostenabrechnung so alles unwirksam ist, oft falsche Aussagen getroffen werden. Damit soll der nachfolgende Artikel nun aufräumen.

Wir haben uns zwölf typische Irrtümer bei Mietern und Vermietern zum Thema Nebenkostenabrechnung vorgenommen.

1. Die Nebenkostenabrechnung muss sich auf das vorherige Kalenderjahr beziehen.

Falsch. Der Nebenkostenabrechnung muss im Normalfall nur ein 12-monatiger Abrechnungszeitraum zu Grunde liegen. Abrechnungszeitraum meint die Zeitspanne, in der die Nebenkosten angefallen sind und über die abgerechnet wird. Das ist aber nicht immer das Kalenderjahr, auch wenn das in den meisten Mietverträgen letztendlich so vereinbart ist. Der Abrechnungszeitraum kann nämlich variieren und z.B. auch vom 01.04. eines Jahres bis zum 30.03 des Folgejahres gehen. Unter gewissen Voraussetzungen sind auch kürzere Abrechnungszeiträume wie z.B. von sechs Monaten möglich, wenn es dafür einen Grund, wie etwa einer Mieterwechsel oder ähnliches gibt. Wann der Abrechnungszeitraum geändert werden kann, erklärt Ihnen der Beitrag Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten.

2. Vermieter können sich mit der Abrechnung soviel Zeit lassen wie sie wollen!

Nein. Der Vermieter muss gewährleisten, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums bekommt. Das besagt die gesetzlich bestimmte Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Diese Frist ist eine sogenannte Ausschlussfrist und beträgt 12 Monate. Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraum und endet 12 Monate später. Ausnahmen gibt es sehr selten. Dazu mehr in: Wann und wie kann die Abrechnungsfrist für Nebenkosten verlängert werden?

3. Wenn der Vermieter bisher keine Nebenkostenabrechnung gestellt hat, darf er das jetzt auch nicht.

Das stimmt nicht. Nur weil ein Vermieter es in den Jahren unterlassen hat über die Nebenkostenvorauszahlungen abzurechnen, heißt das nicht, dass er das nicht mehr darf. Solange im Mietvertrag eine Nebenkostenumlage mit Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart ist, hat er nicht nur das Recht, sondern sogar die Pflicht über die Nebenkostenvorauszahlungen abzurechnen. Selbst dann, wenn er die Nebenkosten bisher gar nicht umgelegt hat, kann er das sozusagen von heutet auf morgen tun, solange es der ursprünglichen mietvertraglichen Vereinbarung entspricht (vgl. BGH, Urteil vom 13. Februar 2008, Az.: VIII ZR 14/06).

4. Die abgerechneten Nebenkosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich genannt sein!

Nein, das stimmt so nicht. Es reicht in erster Linie, wenn im Mietvertrag steht, dass die „Betriebskosten“ bzw. Nebenkosten umgelegt werden. Das ist allgemein verständlich und ausreichend. Es müssen nicht alle Betriebskostenarten genau bestimmt sein (BGH, Urteil vom 10. Februar 2016, Az. VII ZR 137/15). Allerdings sind die Sonstigen Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnungausreichend zu bestimmen, also z.B. Kosten der Dachrinnenreinigung, des Wachdienstes etc., da hier ein unbestimmter Begriff vorliegt und der Mieter nicht wissen kann, welche Kosten damit gemeint sein sollen.

Als Vermieter ist es besonders wichtig zu wissen, wie sie die Nebenkostenabrechnung richtig erstellen und welche Kosten wo zu bezeichnen sind. Diese Artikel helfen Ihnen weiter: Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieterund Nebenkostenabrechnung: Warum der Mietvertrag so wichtig ist.

5. Die Hausgeldabrechnung kann man als Nebenkostenabrechnung verwenden.

Nein. Die Hausgeldabrechnung die man als Eigentümer und Vermieter einer Wohnung ist vielmehr eine eigene Nebenkostenabrechnung für die Wohnungseigentümer. Durch diese Abrechnung erhalten die Eigentümer nämlich eine Übersicht über alle Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums: die Nebenkosten, die Kosten der Instandhaltung oder Instandsetzung, die sonstigen Kosten der Verwaltung und des gemeinschaftlichen Gebrauchs.

Für die Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter sind nur die Kostenpunkte in der Hausgeldabrechnung relevant, die unter den Begriff der „laufenden Betriebskosten“ nach § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1, 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) fallen. Alle anderen Kosten, wie insbesondere die Kosten der Instandhaltung, der Instandsetzung und der Verwaltung können nicht eins zu eins in die Nebenkostenabrechnung übernommen werden. Genauso ist es mit Vorauszahlungen die Vermieter an den Energieversorger oder Heizöllieferanten zu zahlen haben. Diese sind nicht einfach in die Nebenkostenabrechnung zu übernehmen. Der Vermieter dürfen nämlich nach dem sogenannten Leistungsprinzip immer nur die Kosten ansetzen, die auch tatsächlich bereits entstanden sind.

Alle weiteren Details zur Umlagefähigkeit der Kosten aus der Hausgeldabrechnung erklärt der Artikel: Hausgeldabrechnung: Auf den Mieter umlagefähige Kosten.

6.  Es reicht dem Mieter eine Abrechnung über die Nebenkosten seiner Mietwohnung zu geben.

Nein, das reicht nicht.  In der Nebenkostenabrechnung müssen auch die Gesamtkosten angegeben werden. Nach der Rechtsprechung des BGH muss die Nebenkostenabrechnung für einen juristischen und betriebswirtschaftlichen Laien nachvollziehbar und nachrechenbar sein. Vermieter haben daher bei den einzelnen Nebenkostenpositionen immer die Gesamtkosten als Berechnungsgrundlage und den Anteil der Nebenkosten der auf den einzelnen Mieter anfällt samt Umlageschlüssel anzugeben (vgl. z.B. BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15).

Es gibt also gewisse Mindestangaben in der Nebenkostenabrechnungdie immer zu beachten sind, damit die Abrechnung als verständlich gilt. So macht z.B. ein unverständlicher Verteilerschlüssel die Nebenkostenabrechnung formell unwirksam.

7. Die reine Verbrauchsangabe reicht nicht. Nebenkosten müssen mit Zählerständen angegeben sein!

Das ist nicht notwendig. In der Nebenkostenabrechnung müssen keine Zählerstände angegeben werden. Es ist absolut ausreichend, wenn der Vermieter nur den Verbrauch angibt. Eine Nebenkostenabrechnung ist auch ohne die Angabe der Zählerstände wirksam (OLG Düsseldorf, Urteil vom 21. Mai 2015, Az.: I-10 U 29/15).

8. Die Heizungs- und Warmwasserkosten kann man verbrauchsunabhängig abrechnen.

Falsch. Die Heizungs- und Warmwasserkosten sind mindestens mit 50% bis zu maximal 70 % verbrauchsabhängig abzurechnen.Das steht in der Heizkostenverordnung. Hier ist also eine Erfassung mit geeichten Zählern notwendig.

Rechnen Vermieter trotzdem verbrauchsunabhängig ab, steht dem Mieter ein Kürzungsrecht in Höhe von 15 % zu (§ 12 HeizkostVO). Wie Mieter am besten kürzen, können Sie hier nachlesen: 15 % Kürzungsrecht von gesamten Heizkosten oder nur von verbrauchsabhängigem Teil?

9. Kleine Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten sind bei Wartungsarbeiten als Nebenkosten abzurechnen.

Nein. Wartungsarbeiten sind nämlich im Gegensatz zu Instandhaltung- und Instandsetzungsarbeiten regelmäßig anfallende umlagefähige Kosten. Sie hängen nicht von einem konkreten Anlass, wie z.B. einem Reparaturbedarf ab. Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten dagegen gehen immer zulasten des Vermieters, egal ob es sich um größere oder kleinere Arbeiten handelt. Vermieter sollten die Abgrenzung zwischen umlagefähigen Wartungskosten und Instandhaltungskostenkennen.

Sollen Kleinreparaturen umgelegt werden, ist das nur nach ausdrücklicher Vereinbarung im Mietvertrag und unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Dazu mehr hier: Nebenkostenabrechnung mit Abrechnung der Kleinreparaturen zulässig?

10. Vermieter können neue Nebenkosten ohne Absprache mit dem Mieter umlegen.

Nein. Neue Nebenkostenarten sind nämlich solche, die während des Mietverhältnisses dazukommen, bei Mietvertragsabschluss aber noch nicht da bzw. vorhersehbar waren. So z.B., wenn nach mehreren Einbrüchen nun ein Wachdienst oder Portier eingestellt wird oder sich der Vermieter entscheidet eine Solaranlage auf dem Dach zu installieren, die nun teilweise auch den benutzen Hausstrom produzieren soll. Solche neuen Nebenkosten können nur dann auf den Mieter abgewälzt werden, wenn das laut Mietvertrag vereinbart ist. Eine solche Vereinbarung wird „Öffnungs-“ oder „Ergänzungsklausel“ genannt. Darin werden die Voraussetzungen festgelegt wie Vermieter solche neuen Nebenkostenarten, die erst nach Mietbeginn entstehen, auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Gibt es eine solche Klausel nicht, kann nur mit dem Mieter eine gesonderte Vertragsregelung zur Nebenkostenumlage getroffen werden. Dazu ist aber die Zustimmung des Mieters notwendig. Eine Ausnahme gibt es nur bei Nebenkosten, die aufgrund einer Modernisierung neu dazukommen. Weitere Details zum Thema erfahren Sie hier: Voraussetzungen für die Umlage neuer Nebenkosten.

11. Eine Nebenkostenabrechnung ohne Belege ist nicht wirksam.

Auch diese Aussage stimmt nicht. Die Abrechnung braucht keine Belege oder Rechnungen des Vermieters, um wirksam zu sein. Wie unter Punkt 6. erklärt reicht es, dass sie nachvollziehbar ist. Nur dann, wenn sich für den Mieter berechtigte Zweifel an der Richtigkeit einzelner Kostenpunkte ergeben, kann er eine Einsichtnahme verlangen. Allerdings besteht grundsätzlich kein Anspruch des Mieters auf Überlassung oder Übersendung von Fotokopien der Abrechnungsbelege (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az.: VIII ZR 78/05). Ausnahmen gibt es nur für die Fälle, in denen ein Mieter z.B. nicht zur Einsichtnahme kommen kann, weil er krank ist oder besonders weit vom Vermieter entfernt wohnt – die Kosten der Übersendung usw. trägt dann natürlich der Mieter.

Wichtig ist, dass ein fehlender Beleg nicht von der Zahlungspflicht entbindet. Das bedeutet, selbst in den Fällen, in denen einem Mieter ein Einsichtsrecht in die Abrechnungsbelege zugestanden wird, heißt das nicht, dass er mit der Bezahlung der Nebenkostennachzahlung warten darf bis er alle Belege geprüft hat. Ergibt sich nach der Belegeinsicht, dass wirklich etwas falsch abgerechnet wurde, hat der Vermieter zu viel gezahlte Beträge zurückzuerstatten.

Wann und in welchem Umfang Mieter Abrechnungsbelege einsehen dürfen, lesen Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Diese Belege kann der Mieter verlangen.

12. Solange die Nebenkostenabrechnung falsch ist, muss man nicht bezahlen.

Nein. Nebenkostennachzahlungen sind erstmal sofort fällig, sobald eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az.: VIII ZR 78/05). Mieter können allerdings „unter Vorbehalt“ der Richtigkeit der Abrechnung zahlen. Bestehen Zweifel an den Kosten die man als Mieter bezahlen soll oder hat man einen konkreten Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt, ist es wichtig die Einwände schriftlich gegenüber dem Vermieter geltend zu machen. Mehr dazu in dem Beitrag: Nebenkostenabrechnung: Rechte der Mieter im Überblick.