Vermieter: Nebenkostenhöhe richtig berechnen? (z.B. bei Erstvermietung)

Sie wollen vermieten. Ein geeignetes Objekt ist vorhanden und der Mietpreis steht schon fest, doch was ist mit den Nebenkosten? Wie sind die Nebenkosten bei der Erstvermietung richtig zu berechnen. Vergleichsdaten von Vormietern fehlen völlig und es kommt ja meist auf die Zahl der zukünftigen Mieter an. Vorhersagen fallen Vermietern hier selbstverständlich schwer.

Wie kann man sich also als Vermieter bei der Erstvermietung absichern, um die Nebenkosten richtig zu berechnen. Lesen Sie im nachfolgenden Artikel, welche Anhaltspunkte sich für den Ansatz der richtigen Nebenkosten bieten und wie Sie als Vermieter vermeiden auf Nebenkostensitzen zu beiben.

I. Übersicht: Das sind die Nebenkostenarten der Erstvermietung

Bevor man als Vermieter die richtige Berechnung der Nebenkosten in Angriff nehmen kann, ist zunächst festzuhalten, welche Nebenkosten überhaupt anfallen.

Hier eignet sich eine Checkliste besonders gut. Der Anfang ist schon damit gemacht, dass man zunächst den Betriebskostenkatalog des § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) zur Hand nimmt. Dieser enthält ganz allgemein alle typischen umlagefähigen Nebenkosten die unter den Begriff der „laufenden Betriebskosten“ nach § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1, 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) fallen und auf den Mieter abgewälzt werden können.

Das sind z.B.: Öffentliche Lasten, Abwasser, Wasserversorgung, Heizkosten, Fahrstuhl/Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeisterkosten, Antennen- und Kabelgebühren, Wäschepflege und die sog. sonstigen Betriebskosten. Was Vermieter zu den einzelnen umlagefähigen Nebenkostenpositionen und den Regelungen der Betriebskostenverordnung wissen sollten, lesen Sie in den Artikeln: Umlegbare Nebenkosten in einer Übersicht und Betriebskostenverordnung – Was Mieter und Vermieter zur BetrKV wissen müssen. Was Sie als Vermieter bei den Nebenkosten nicht umlegen dürfen, finden Sie hier in einer Liste.

Steht für den Vermieter fest, welche dieser Kosten in jedem Fall bei der zukünftigen Vermietung anfallen werden, ist der nächste Schritt die Suche nach den Abrechungsbeträgen mittels Vergleichswerten.

II. Ortsübliche Nebenkosten und Verbrauchswerte ermitteln

Der erste Bezugspunkt sollte für Vermieter bei der Erstvermietung immer der örtliche Betriebskostenspiegel sein. Bei der Erstvermietung einer gekauften Eigentumswohnung kann man sich eventuell zusätzlich die vorherige Hausgeldabrechnung der Wohneinheit bei der Hausverwaltung oder dem vorhergehenden Eigentümer besorgen. Darin finden sich teilweise Nebenkostenarten die nahezu identisch auch bei der Vermietung anfallen werden. Lesen Sie mehr zur Hausgeldabrechnung in dem Artikel: Hausgeldabrechnung: Auf den Mieter umlagefähige Kosten

Feste Kosten im Rahmen der öffentlichen Lasten wie z.B.  die Grundsteuer, die Abwassergebühren, die Müllgebühren etc. können bei der jeweiligen Behörde oder dem städtischen Dienstleister erfragt werden. Ebenso kann man als Vermieter Kostenvoranschläge von Gärtnern, Reinigungsfirmen oder Hausmeisterservicen erfragen, wenn man solche zukünftig im Rahmen der Vermietung beauftragen will.

All diese Angaben können dann bei der Kalkulation der richtigen Nebenkosten der Erstvermietung zu Grunde gelegt werden.

III. Vermietertipps: Nebenkosten-Berechnung bei Erstvermietung

Die Berechnung der Nebenkosten muss immer nachvollziehbar und verständlich sein. Für den Mieter muss in der späteren Nebenkostenabrechnung der Gesamtbetrag aller Nebenkosten, der Gesamtbetrag bei den einzelenen Abrechnungspositionen und der auf ihn anfallende Nebenkostenanteil erkennbar sein.

Deshalb bietet es sich für Vermieter an, auch nach diesem Schema bei der Berechnung der Nebenkosten vorzugehen.

1. Berechnungsmethode

Eine gesetzlich vorgeschriebene Berechnungsmethode, wie die Nebenkosten richtig zu berechnen sind, gibt es nicht. Es gibt allerdings eine Verpflichtung zur jährlichen Abrechnung. Die Nebenkosten sind innerhalb eines Jahres abzurechnen, das ist der sog. Abrechnungszeitraum nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB.

In der Regel sollten Vermieter daher eine Checkliste bzw. Abrechnungsliste erstellen, in der Sie alle Nebenkostenarten mit dem zu erwartenden Gesamtjahresbetrag auflisten.

Im Anschluss ist der Nebenkostenanteil für die jeweilige Wohnung die vermietet werden soll, zu bestimmen. Hier kommt es auf im Einzelfall auf den Umlageschlüssel, die Nebenkostenart und die Anzahl der Vermietungen an.

Will ein Vermieter zum ersten Mal in seinem Mietshaus mehrere Wohnungen vermieten, hat er den Gesamtbetrag bei den verbrauchsunabhängigen Nebenkosten auf die Mietwohnungen zu verteilen. Das kann er mit dem gesetzlichen Umlageschlüssel nach der Wohnfläche tun oder vertraglich einen anderen Umlageschlüssel vereinbaren; z.B. die Umlage nach Personenanzahl oder Wohneinheit. Die verbrauchsabhängigen Nebenkosten können dabei für die einzelnen Wohnung z.B. auf Basis des örtlichen Betriebskostenspiegels geschätzt werden.

Bei der Erstvermietung eines Einfamilienhauses, wird hingegen meist die 1:1 Umlage des Gesamtbetrages möglich sein.

Bei der Vermietung einzelner Wohnungen und Eigentumswohnungen in einem Merhfamilienhaus, gibt es wie oft schon Hausgeldabrechnungen aus denen sich die Gesamtbeträge und auch der Nebenkostenanteil der Wohneinheit ergeben. Vermieter können die umlagefähigen Beträge dann bei der Erstvermietung  übernehmen, wenn sie als Umlageschlüssel die Abrechnung nach Wohneinheit vereinbaren. Bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten ist auch hier der Ansatz der Verbrauchsdaten aus dem örtlichen Betriebskostenspiegel ohne weiteres zulässig.

2. Formelle Fehler bei der späteren Abrechnung vermeiden

Bereits bei der Bestimmung der Nebenkosten sollten Vermieter von vornherein Fehler vermeiden, die später zu einem formellen Fehler und damit zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen. Der häufigste Fehler ist insoweit ein falscher bzw. unwirksamer Abrechungszeitraum.

Abweichungen von der Länge des 12-monatigen Abrechungszeitraums sind nur mit einem besonderen Grund möglich und auch nur dann, wenn der Abrechnungszeitraum dabei verkürzt wird. So etwa bei einem Mierwechsel oder bei der Erstvermietung im Einzugsjahr: Will der Vermieter zukünftig immer innerhalb des Abrechnungszeitraums vom 01.01. bis zum 31.12. abrechnen und beginnt die erste Vermietung zum Beispiel zum 01.06.2019 stellt sich dei Frage, wie er den Abrechnungszeitraum anpassen kann. In so einem Fall z.B. ist es dem Vermieter erlaubt, die erste Nebenkostenabrechnung über den Abrechnungszeitraum vom 01.06.2019 bis zum 31.12.2019 zu erstellen. Demgegenüber darf er keine Abrechnung über den Zeitraum vom 01.06.2019 bis zum 31.12.2020 erstellen. Letzteres wäre zu lang und ein Verstoß gegen § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB. Eine solche Abrechnung ist dann unwirksam.

Mehr zu den formellen Fehlern lesen Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Formfehler im Überblick – mit Beispielen

3. Für ausreichende Korrekturzeit sorgen

Empfehlenswert ist es außerdem mit der Erstellung und der Übermittlung der Nebenkostenabrechnung nicht zu lange zu warten, um sich ausreichende Korekturzeit zu verschaffen. Denn auch dann, wenn man sich bei einer Erstvermietugn noch nicht sicher ist, ob alles bei den Nebenkosten richtig berechnet ist, sollte man trotzdem mit der Übermittlung der Abrechnung nicht warten. Der Grund liegt ganz einfach in der sog. Abrechungsfrist nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Danach hat der Vermieter innerhalb eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine (formell) ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an den Mieter zu übermitteln. Solange die Frist noch nicht abgelaufen ist, haben Vermieter auch nach Übersendung der Abrechnung das Recht enthaltene Fehler zu korrigieren. Die nachträgliche Korrektur ist oftmals besser als die Abrechung zu weit herauszuschieben, weil man meint die Abrechnung ist noch nicht vollständig oder könnte noch einen Fehler enthalten. Lesen Sie hier wie lange Vermieter für die Korrektur Zeit haben: Wie lange hat der Vermieter Zeit eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zur korrigieren?

IV. Vermietertipps: Umlage der Nebenkosten bei Erstvermietung

Für die Umlagefähigkeit der Nebenkosten ist es eine Grundvoraussetzung dass es eine mietvertragliche Umlagevereinbarung gibt, in der vereinbart ist dass der Mieter diese Kosten und Lasten der Mietwohnung  trägt,  § 556 Abs. 1 S. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1,2 BetrKV.

Bei einer Erstvermietung ist es empfehlenswert insoweit folgende Dinge zu beachten, damit man die Nebenkosten richtig berechnen kann und nicht auf Nebenkosten sitzen bleibt:

• Vereinbaren Sie keine Pauschale bei Erstvermietung
• Bestimmen Sie im Mietvertrag außerdem zukünftig möglicherweise anfallende Nebenkostenarten und lassen Sie sich eine Ergänzungsmöglichkeit offen
• Wählen Sie die jeweiligen Umlageschlüssel bewusstund lassen Sie eine Anpassungsmöglichkeit offen.

1. Keine Pauschale bei Erstvermietung

Bei der Erstvermietung ist es nicht empfehlenswert, mit dem Mieter eine Nebenkostenpauschale anstelle einer Nebenkostenvorauszahlung zu vereinbaren, vgl. § 556 Abs. 2 S. 1 BGB.

Die Nebenkostenpauschale ist  — wie der Name schon sagt — ein von den Mietvertragsparteien festgelegten Zahlbetrag zur pauschalen Abgeltung der umzulegenden Nebenkosten. Eine Abrechnung erfolg nicht. Differenzen zwischen dem tatschlichen Nebenkostenbetrag und der Pauschale, werden nicht ausgegelichen. Das bedeutet, es gibt weder eine Pflicht zur Nebenkostennachlung, wenn der Pauschalbetrag zu gering ist, noch ein Nebenkostenguthaben mit Erstattungspflciht wenn der Zahlbetrag zu hoch ist.

Für Vermieter ist das Risiko, einen zu niedrigen Nebenkostenpauschalbetrag bei der Erstvermietung zu vereinbaren allerdings besonders hoch, da die reelen Vergleichswerte für die eigene Mietwohnung oder das Mietshaus fehlen. Anpassungen der Nebenkostenpauschalbeträge sind nur sehr erschwert möglich und so bleibt der Vermieter auf den Differenzbeträgen sitzen.

Dabei kann man als Vermieter auch nicht einfach einen besonders hohen Pauschalbetrag ansetzen, um das Risiko zu wenig zu verlangen auszuräumen. Denn, wenn der Zahlbetrag viel zu hoch vereinbart wird, begeht man als Mieter eine Ordnungswidrigkeit durch Mietpreisüberhöhung im Sinne des § 5 Wirtschaftsstrafgesetzes (WiStG).

Bei Nebenkostenvorauszahlung hingegen, ist es nicht so dramatisch wenn der Ansatz des monatlichen Nebenkostenbetrages nicht richtig ist, da Differenzen bei der Nebenkostenabrechung ausgeglichen werden und im Anschluss immer eine Anpassung des Vorausazhlungsbetrages nach § 560 Abs. 4 BGB möglich ist. Lesen Sie mehr dazu, wie Sie die Nebenkostenzahlbeträge anpassen können: Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung (inkl. Musterbrief)
und Nebenkosten ändern sich unterjährig (z.B. Gärtner, Versicherung) Erhöhung dem Mieter melden?

2. Nebenkostenarten und Ergänzungen offen halten

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Vermieter bei der Erstvermietung beachten sollten ist der, dass man nicht an alles denken kann! Das bedeutet, viele Nebenkostenarten hat, die vielleicht erst in der Zukunft anfallen könnten und mehr oder weniger absehbar sind, hat man als Vermieter bei der Erstvermietung gar nicht im Blick.

Vergisst man also z.B. bei der Berechnung der Nebenkosten einzelne Kostenpositionen, kommt es für die spätere Korrekturmöglichkeit ausschließlich darauf an, ob diese Nebenkostenposition im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart ist. Fehlt die Vereinbarung bleibt der Vermieter auf den Kosten sitzen. Es ist daher wichtig alle Nebenkosten, die denkbar sind im Mietvertrag zu nennen. Insbesondere, wenn Sie nicht im Betriebskostenkatalog aufgeführt sind. Dann sind diese Kosten als sonstige Nebenkosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV ausdrücklich im Mietvertrag zu vereinbaren. Alles Wichtige zu dieser Nebenkostenart lesen Sie in dem Artikel: Sonstige Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung.

Genauso ist es mit Nebenkosten, die im laufenden Mietverhältnis als neue Nebenkosten hinzukommen und   deren Umlage noch nicht im Mietvertrag geregelt ist, weil sie nicht absehbar waren. Dann braucht man als Vermieter im Mietvertrag eine sog. „Öffnungsklausel“ bzw. „Ergänzungsklausel“ für Nebenkosten, um die Nebenkostenvorauszahlung entsprechend anpassen zu können. Mehr dazu erklärt der Artikel: Voraussetzungen für die Umlage neuer Nebenkosten.

3. Umlageschlüssel bewusst wählen

Letztlich sollten Vermieter in der Umlagevereinbarung den Umlageschlüssel für den Mieter bewusst wählen, um die Berechnung der richtigen Nebenkosten zu vereinfachen. Für Vermieter einer Eigentumswohnung empfiehlt sich z.B. die Umlage nach Wohneinheiten, da die Vermieter oft eine Hausgeldabrechnung erhalten, in denen die Nebenkosten nach Wohneinheiten aufgeteilt werden und sie die entscheidenden Beträge dann einfach überhnehmen können.

Welche Umlageschlüssel es gibt und wann welcher Umlageschlüssel empfehlenswert ist erklärt dieser Einen Überblick dazu gibt der Ratgeber: Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung.

Ohne besondere Vereinbarung im Mietvertrag sind die Nebenkosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen gemäß § 556 a BGB. Bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten, wie z.B. den Heizkosten und den Wasserkosten hat in der Regel eine überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung der Nebenkosten zu erfolgen.

V. Zusammenfassung

Bei der Erstvermietung ist es für die Berechnung der richtigen Nebenkosten wichtig sich einen Überblick über die umlagefähigen Nebenkosten zu verschaffen und auf die Regelungen in der eigenen Umlagevereinbarung Acht zu geben. Welche Nebenkostenarten anfallen und mit welchem Umlageschlüssel diese auf den Mieter abgewälzt werden, hat direkte Auswirkungen auf den anzusetzenden Nebenkostenbetrag. Danach ist es wichtig, sich Vergleichswerte zu verschaffen. Erst dann ist es möglich die richtigen Nebenkosten bei der Erstvermietung zu berechnen.