Belege der Nebenkostenabrechnung prüfen – Unterlagen richtig einsehen (13 Tipps für Mieter)

Seitdem die Nebenkosten immer näher an die Miete heranrücken und damit die Belastungen der Mieter steigen, erlangt die Prüfung der Nebenkostenabrechnung zunehmend an Bedeutung. Der Beitrag informiert, welche Rechte Sie als Mieter haben und wie Sie zielgerichtet vorgehen.

Entscheidend ist, dass Ihnen als Mieter hinsichtlich laufender Nebenkostenvorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht zusteht, solange Ihnen der Vermieter die Überprüfung der Abrechnungsbelege nicht ermöglicht (§ 273 BGB).

1. Einwendungsrecht

Als Mieter haben Sie das Recht, Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung vorzutragen und die Pflicht, diese spätestens bis 12 Monate nach Zugang der Abrechnung dem Vermieter mitzuteilen (§ 556 III S. 5 BGB). Danach ist Ihr Vortrag verfristet (Ausschlussfrist)!

Notfalls zahlen Sie eine eventuelle Nachzahlungsforderung nur unter Vorbehalt. Sie behalten sich damit das Recht vor, die Abrechnung noch zu prüfen und eventuell zu viel bezahlte Beträge zurückzufordern.

2. Details zum Einsichts- und Prüfungsrecht

Um die Kosten zu prüfen, haben Sie das Recht, die Abrechnung samt der dafür maßgeblichen Abrechnungsunterlagen einzusehen und zu prüfen (§ 259 BGB: Rechenschaftspflicht bei einer mit Einnahmen und Ausgaben verbundenen Verwaltung). Das Prüfungsrecht ist Voraussetzung, um Einwendungen überhaupt geltend machen zu können.

Hinweis: Musterbrief: Belegeinsicht Nebenkostenabrechnung

Sie haben das Recht, die Originalunterlagen einzusehen. Sie brauchen sich nicht auf Kopien verweisen zu lassen (AG Hamburg WuM 1991, 282). Der Vermieter darf die Unterlagen aber einscannen, vernichten und Ihnen dann Ausdrucke zur Verfügung stellen (LG Hamburg WuM 2004,97). Sie haben aber keinen Anspruch auf Übersendung der Originalbelege nach Hause (AG Gelsenkirchen WuM 1996, 349). Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Ihnen die Unterlagen mündlich zu erläutern (sollte es aber bei gutem Gewissen tun).

Unterlagen, die andere Mieter betreffen, dürfen Sie einsehen, soweit es zur Nachprüfung der Richtigkeit der Kostenverteilung erforderlich ist. Datenschutzvorschriften stehen nicht entgegen (AG Dortmund WuM 1986, 378). Der Vermieter darf Daten anderer Mieter, die für die Abrechnung belanglos sind, unkenntlich machen. Gleiches gilt für den Arbeitsvertrag des Hausmeisters.

Ihr Einsichtsrecht betrifft nur die beim Vermieter vorhandenen Unterlagen. Dieser ist nicht verpflichtet, sich bestimmte, ihn nicht direkt zugängliche Unterlagen zur Einsicht zu beschaffen. Unterlagen, die bei einer externen Buchhaltung oder einem Hausverwalter bereitgehalten werden, muss er Ihnen zugänglich machen oder die Einsicht ermöglichen (LG Frankfurt WuM 1997, 52).

3. Einsichtspflicht

Sie haben aber auch eine Einsichtspflicht. Beanstanden Sie z.B. den scheinbar zu hohen Ansatz der Gartenpflegekosten, müssen Sie die Belege einsehen. Der Vermieter braucht nicht von sich aus Belege vorzulegen oder Belegeinsicht anzubieten (AG Pankow-Weißensee GE 2014, 1204). Allein die Einschätzung, eine Fremdfirma hätte billiger gearbeitet, rechtfertigt nicht, die Miete zu kürzen.

4. Wenn Sie überfordert sind: Beiziehung Dritter

Sie dürfen Ihr Einsichtsrecht auch durch einen Bevollmächtigten ausüben. Der Vermieter darf den Vertreter nur zurückweisen, wenn in dessen Person ein wichtiger Grund vorliegt und die Gefahr einer nicht objektiven Prüfung oder einer Interessenkollision besteht (LG Hamburg WuM 1985, 400). Insbesondere dann, wenn Sie sich mit der Überprüfung überfordert fühlen, dürfen Sie fachkundige Hilfe beiziehen oder beauftragen (BGH WuM 2006, 616).

5. Ort der Einsichtnahme

Ihr Einsichtsrecht können Sie in den Geschäftsräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung ausüben (BGH ZMR 2006, 358). Dort können Sie dann Einsicht in die der Nebenkostenabrechnung zu Grunde liegenden Abrechnungsunterlagen nehmen. Ihr Einsichtsrecht umfasst alle Unterlagen, auf denen die Abrechnung beruht. Auf die Bezahlung der Nebenkosten durch den Vermieter kommt es nicht an. Sie haben deshalb keinen Anspruch auf Einsicht in die Zahlungsbelege.

Sie haben keinen Anspruch auf Überprüfung in Abwesenheit des Vermieters. Der Vermieter kann sie auch in die Räume eines bevollmächtigten Rechtsanwalts oder der Hausverwaltung verweisen (BGH WuM 2006, 616). Vor allem bei Eigentumswohnungen darf Sie der Vermieter darauf verweisen, die Unterlagen in den Räumen des Wohnungseigentumsverwalters einzusehen (OLG Hamm ZMR 1998, 587).

Sie dürfen die Unterlagen auch abfotografieren (AG München Az. 412 C 34593/08).

6. Fordern Sie Kopien an

Nur als Mieter von preisgebundenem Wohnraum haben Sie Anspruch auf die Überlassung von Kopien (§ 29 I NMV). Sie müssen sich aber bereit erklären, die dem Vermieter entstehenden Kosten zu tragen (§ 29 II NMV). Der Vermieter kann für die Überlassung von Kopien eine Kostenerstattung von ci. 0,25 € je Kopie verlangen (LG Berlin GE 2002, 1563; LG Berlin Az. 65 S 233/13; AG Halle Az. 93 C 2240/13 in WuM 2014, 337; AG Charlottenburg Az. 213 C 371/12).

Als Mieter von preisfreiem Wohnraum haben Sie allerdings keinen solchen rechtlichen Anspruch auf Überlassung von Kopien (BGH DWW 2006, 279). Ein Anspruch besteht allenfalls dann, wenn Ihnen die Einsichtnahme aufgrund der örtlichen (Vermieter wohnt weit weg), zeitlichen oder persönlichen (Krankheit, hohes Alter, Gehbehinderung) Umstände nicht zumutbar ist (BGH ZMR 2006, 361). Gleiches gilt, wenn Sie mit dem Vermieter zerstritten sind (LG Berlin Az. 65 S 233/13).

In einer Entscheidung des Amtsgerichts Halle (WuM 2014, 337) wurde einem Mieter jedoch zugemutet, zur Einsicht in die Belege 30 Kilometer Luftlinie zurückzulegen. Da die Entfernung Luftlinie Halle – Leipzig 32 km betrug, sei diese Entfernung (44 km Fahrtstrecke) nicht mehr zumutbar.

Hinweis: Musterbrief: Belegzusendung Nebenkostenabrechnung

7. Inhalt und Ausgestaltung des Einwendungsrechts

Einwendungen müssen Sie substantiiert vortragen. Einwendungen “ins Blaue hinein“ genügen nicht. Stellen Sie fest, dass die Nebenkosten stark vom Durchschnitt abweichen, müssen Sie vortragen, aufgrund welcher Gegebenheiten Sie diese Abweichung behaupten. Forschen Sie dazu nach den Ursachen!

Hinweis: Musterbrief: Fehler in der Nebenkostenabrechnung

8. Anforderungen an Inhalt und Form der Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung so gestalten, dass Sie als durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieterin der Lage sind, diese gedanklich, nachzuvollziehen (BGH NJW 2005, 3135). Die Positionen sollten soweit als möglich erläutert werden. Die üblichen Umlageschlüssel bedürfen keiner Erklärung.

Die Nebenkostenabrechnung muss formellen und inhaltlichen Anforderungen genügen.

Lesen Sie dazu:

• Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung
• Materielle bzw. inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter muss eine Nebenkostenposition nachvollziehbar darstellen. Eine Abrechnungsposition „Dienstleistungen“ genügt ohne weitere Erläuterungen nicht (LG Berlin NZM 2001, 707). Rechnet der Vermieter die Lohnkosten für den Hausmeister ab, kann er dessen Dienste für den Winterdienst nicht noch einmal zusätzlich abrechnen.

Oder: Der Vermieter rechnet 200 € Müllgebühren für Ihre Mülltonne ab, obwohl diese laut städtischer Auskunft nur 100 € betragen dürften. Da die Nebenkosten auch für den Vermieter nur durchlaufende Posten sind und er keinen Gewinnaufschlag vornehmen darf, kann der Vermieter ihm zugehende Gebührenbescheide nicht beliebig erhöhen.

Weicht eine Position im Verhältnis zu den Abrechnungen der Vorjahre ungewöhnlich ab, fordern Sie den Vermieter auf, die Abweichung zu erklären. Ein Grund kann auch darin bestehen, dass als Umlageschlüssel die Personenzahl in Ihrer Wohnung vereinbart ist. Ziehen Ihr Lebenspartner und die Schwiegereltern ein, erhöht sich zwangsläufig auch Ihre Nebenkostenabrechnung.

Ihr Einwand, eine bestimmte Nebenkostenposition sei unwirtschaftlich, ist allenfalls relevant, wenn die Position erstmals nach Abschluss Ihres Mietvertrages angefallen ist (BGH VIII ZR 107/08). Vereinbarungen vor Beginn des Mietverhältnisses können Sie nicht beanstanden. Sie sind vertragsgemäß.

9. Prüfen Sie den Abrechnungszeitraum!

Ihr Vermieter ist verpflichtet, über die Nebenkostenvorauszahlungen jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 III BGB). Dabei ist darauf zu achten, dass die Nebenkostenabrechnung sich auf den gesetzlich vorgegebenen Abrechnungszeitraum von maximal einem Jahr bezieht. Rechnet der Vermieter beispielsweise 20 Monate ab, ergibt sich zwangsläufig ein höherer Nebenkostenansatz. Eine solche Abrechnung werde jedoch gesetzeswidrig.

10. Achten Sie auf leerstandsbedingte Nebenkosten

Ein Ansatzpunkt kann darin bestehen, dass der Vermieter Nebenkosten auch für eine leer stehende Wohnung auf die anderen Mieter umlegt. Da dann ein Mieter ausfällt, erhöhen sich Ihre Nebenkosten. Sie erkennen dies, wenn sich eine Position gegenüber den Vorjahren ungewöhnlich erhöht. Nach dem Gesetz muss der Vermieter das Leerstandsrisiko aber selbst tragen. Es ist seine Aufgabe, die durch Leerstand bedingten Betriebskosten so weit wie möglich zu senken (Heizkörper auf Forstschutz stellen; Stilllegung von Gebäudeteilen; Reduzierung von Fixkosten durch Verringerung der Zahl der Mülltonnen; Antrag auf Erlass der Grundsteuer nach § 33 GrStG).

11. Achten Sie auf verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserabrechnung

Die Heizkostenverordnung verpflichtet den Vermieter, den Energieverbrauch für Heizung und Warmwasser zu mindestens 50 Prozent nach Ihrem individuellen Verbrauch abzurechnen. Der Rest kann nach einem vereinbarten Umlageschlüssel abgerechnet werden. Eine Ausnahme besteht unter anderem in Zweifamilienhäusern, in denen der Vermieter eine Wohnung selbst bewohnt.

12. Achten Sie darauf, dass nur vereinbarte Nebenkosten gelegt werden

Nicht alle anfallenden Nebenkosten sind umlagefähige Nebenkosten. Maßgebend sind die in § 2 Ziffer 1-16 Betriebskostenverordnung bezeichneten Nebenkosten. Sonstige Nebenkosten im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV können mietvertraglich vereinbart sein.

Insbesondere die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehen zu Lasten des Vermieters. Sie gewährleisten den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache. Auch Verwaltungskosten, die vom Vermieter persönlich geleistete Verwaltungsarbeit, Kosten für die gesetzliche und freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses und die Kosten der Geschäftsführung trägt immer der Vermieter. Auch sind nur fortlaufend anfallende Nebenkosten umlagefähig (jährliche Dachrinnenreinigung). Aus aktuellem Anlass anfallende Kosten trägt der Vermieter (Entwässerung des Kellers nach Wolkenbruch).

Lesen Sie dazu: Nicht umlegbare Nebenkosten – In einer Liste

13. Klage auf Nebenkostenerstattung

Möchten Sie die Nebenkostenabrechnung nicht akzeptieren, müssen Sie klagen. Es ist Aufgabe des Vermieters, den Anfall bestimmter Nebenkosten darzulegen und zu beweisen. Der Vermieter kann noch im laufenden Prozess die Abrechnung korrigieren und konkretisieren. Da eine Nebenkostenklage eine komplexe Angelegenheit ist und von vielfältigen strategischen und prozessualen Erwägungen bestimmt wird, werden Sie auf eine kompetente anwaltliche Beratung und Vertretung nicht verzichten können.