Nebenkostenabrechnung: Ausschlussfrist nach § 556 BGB

§ 556 Absatz III BGB enthält zwei Ausschlussfristen. § 556 III S. 2 BGB betrifft den Vermieter, § 556 III S. 5, 6 betrifft den Mieter.

Vorab zum Verständnis: Begriffserläuterung Ausschlussfrist

Zum einen ist der Vermieter verpflichtet, fristgerecht die Nebenkostenabrechnung zu erstellen, zum anderen ist der Mieter verpflichtet, eventuelle Einwendungen gegen diese Abrechnung fristgerecht vorzutragen. Der Vermieter weiß, innerhalb welcher Fristen er welchen Kostenzeitraum abrechnen muss. Der Mieter weiß, dass er nach Ablauf der gesetzlichen Fristen nicht mehr mit weiteren Nachforderungen rechnen muss und der Vermieter kann davon ausgehen, dass nach Fristablauf keine Einwendungen des Mieters mehr auf ihn zukommen.

Versäumen Vermieter oder Mieter eine dieser Fristen, besteht die Konsequenz nach dem Gesetz darin, dass sie gewisse Rechte verlieren. Das Gesetz bestimmt mit der Vorgabe der fristgerechten Vornahme der jeweiligen Handlung eine Ausschlussfrist. Diese Ausschlussfrist schließt die jeweilige Partei davon aus, ein ihr obliegendes Recht wahrzunehmen. Ausschlussfristen dienen der Rechtssicherheit. Wird innerhalb der vorgegebenen Frist nicht gehandelt, darf sich die jeweils andere Partei darauf verlassen, dass nichts weiter mehr passieren wird.

I. Ausschlussfrist zu Lasten des Vermieters gemäß § 556 III S. 2 BGB

Als Vermieter einer Wohnung muss der Eigentümer oder ein beauftragter Hausverwalter eine Nebenkostenabrechnung erteilen, wenn der Mieter auf die Nebenkosten für den Unterhalt der Wohnung Vorauszahlungen geleistet hat. Der Gesetzgeber hat den Verfahrensablauf im Gesetz (§ 556 III BGB) geregelt. Die Ausschlussfrist wird nachvollziehbar, wenn die damit verbundenen Umstände bekannt sind.

1. Abrechnungszeitraum

§ 556 III 2 BGB stellt klar, dass der Vermieter die Nebenkosten jährlich abzurechnen hat. Der Abrechnungszeitraum beträgt also genau zwölf Monate. Der Zeitraum kann vertraglich nicht verändert werden. Ein kürzerer Zeitraum ist möglich, wenn der Mieter erst im Laufe einer vereinbarten Abrechnungsperiode einzieht oder durch die vereinbarte Veränderung des Abrechnungszeitraumes ein Rumpfjahr entsteht.

Teilabrechnungen braucht der Vermieter nicht zu erstellen, weder für einzelne Nebenkosten noch bei einem Wechsel der Mietpartei (§ 556 III S. 4 BGB). Teilabrechnungen können allerdings vertraglich mit dem Mieter vereinbart werden.

2. Abrechnungsfrist

§ 556 Abs. III Satz 2 BGB stellt zusätzlich klar, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes zuzuleiten ist. Maßgebend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Aufgabe zur Post. Der Vermieter trägt das Risiko einer verzögerten Postbeförderung!

3. Keine Verlängerung der Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist kann nicht verlängert werden, da das Gesetz eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ausdrücklich für unwirksam erklärt (§ 556 IV BGB). Die Verkürzung der Frist ist hingegen zulässig. Sie liegt regelmäßig auch im Interesse des Mieters. Soweit der Mieter eine Verlängerung akzeptiert haben sollte, riskiert der Vermieter immer noch, dass sich der Mieter später auf die Unwirksamkeit dieser Vereinbarung berufen kann.

Ausnahme: Erhält der Vermieter die Abrechnung eines Energieversorgungsträgers oder einen kommunalen Gebührenbescheid selbst erst nach der Abrechnungsfrist, hat er eine verspätete Abrechnung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. III S. 4 BGB). Die Ausschlussfrist greift insoweit nicht ein. Soweit der Vermieter einen Gebührenbescheid erwartet, kann er die Abrechnung dennoch erteilen und einen entsprechenden Vorbehalt aufnehmen.

4. Nur der fristgerechte Zugang wahrt die Frist

Es genügt, wenn die Abrechnung am letzten Tag der Frist beim Mieter eingeht. Gerade wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr ist, soll als Zugang auch Mitternacht an Silvester genügen. Auf die Kenntnisnahme des Mieters komme es nicht an (AG Hamburg-St.Georgen WuM 2005, 775). Die Rechtsprechung ist in dieser Frage allerdings nicht einheitlich. Teils wird ein Zugang bis ca. 18:00 Uhr gefordert, da nur dann die Kenntnisnahme durch den Mieter zumutbar ist.

Endet der Abrechnungszeitraum nicht auf den Tag genau an einem Monatsende, endet die Zwölfmonatsfrist dennoch am Ende des letzten Monats der Abrechnungsfrist. Beispiel: Abrechnungszeitraum endet zum 15. April 2013, Abrechnungsfrist endet dann am 31. April 2014 (und nicht am 15. April 2014!). Dies ergibt sich aus dem Gesetz (§ 556 III S. 2 BGB: „… bis zum Ablauf des 12. Monats …“).

5. Konsequenzen der Ausschlussfrist

Die Konsequenz der Ausschlussfrist besteht darin, dass der Vermieter bei einer nicht fristgerechten Abrechnung keinerlei Nachforderung auf die Nebenkosten mehr erheben kann. Zugleich kann der Mieter die Abrechnung einklagen. Nachforderungen braucht er dann allerdings nicht mehr zu befürchten. Der Vermieter bleibt dennoch verpflichtet, überzahlte Nebenkosten zu erstatten.

6. Details zur Nachforderung

Um eine Nachforderung handelt es sich, wenn der Vermieter nach Fristablauf einen Betrag verlangt, der die Summe der Vorauszahlungen des Mieters übersteigt (BGH NJW 2005, 219). Hat der Mieter pflichtwidrig Vorauszahlungen nicht geleistet, kann der Vermieter diese auch noch nach Fristablauf einfordern. Sie unterliegen nicht der Ausschlussfrist (LG Berlin GE 2005, 57). Sind hingegen keine Vorauszahlungen vereinbart, erfasst die Ausschlussfrist die gesamten Kosten (LG Berlin GE 2007, 1252).

7. Ausschlussfrist bei fehlerhafter Nebenkostenabrechnung

Die Ausschlussfrist zu Lasten des Vermieters wirkt sich auch dann aus, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht formell ordnungsgemäß erstellt wurde. Er hätte es sonst in der Hand, durch Vorlage einer willkürlichen Abrechnung die Folgen der Fristversäumung zu umgehen. Innerhalb der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Abrechnung allerdings noch korrigieren. Versäumt er diese Gelegenheit, greift die Ausschlussfrist. Die formell unwirksame Abrechnung kann zwar noch nacherstellt werden, begründet aber kein Nachforderungsrecht des Vermieters mehr.

Auch inhaltliche Fehler kann der Vermieter innerhalb der Frist korrigieren, so dass sich aus der Korrektur immer noch eine höhere Nachzahlung ergeben kann (BGH, NJW 2005, 219). Eine auch nach Fristablauf zulässige Korrektur schließt jedoch höhere Nachforderungen aus. Eine Korrektur zu Gunsten des Mieters bleibt hingegen immer möglich.

8. Nebenkostenabrechnung durch die Hausverwaltung bei Wohnungseigentum

Ist der Vermieter Wohnungseigentümer, wird die Nebenkostenabrechnung für die Wohnungseigentümergemeinschaft vom Hausverwalter erstellt. In der Regel kann der Vermieter diese Abrechnung abzüglich der nicht umlagefähigen Nebenkosten (Instandhaltungsrücklage, Verwaltergebühr) an den Mieter weiterreichen

Rechnet die Hausverwaltung nicht rechtzeitig ab, hat der Vermieter die Verspätung der Abrechnung nicht zu vertreten. Der Vermieter als Wohnungseigentümer muss aber alle rechtlichen Möglichkeiten nutzen, um die Abrechnung fristgerecht erstellen zu können, insbesondere beim Hausverwalter auf die rechtzeitige Abrechnung hinwirken (LG Berlin, GE 1991,93). Dafür ist der Vermieter beweispflichtig. Kann der Vermieter die Fristversäumung zunächst entschuldigen, so muss er nach Wegfall des Abrechnungshindernisses die Abrechnung dem Mieter unverzüglich zuleiten. Hat der Hausverwalter die Abrechnung schuldhaft versäumt, ist er dem Wohnungseigentümer schadensersatzpflichtig.

II. Ausschlussfrist zu Lasten des Mieters gemäß § 556 III S.5, 6 BGB

1. Einwendungsfrist

Will der Mieter die Nebenkostenabrechnung beanstanden, muss es seine Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Mieter mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Beispiel: Einwendungszeitraum endet zum 15. April 2013, Abrechnungsfrist endet dann am 31. April 2014 (und nicht am 15. April 2014!). Dies ergibt sich aus dem Gesetz (§ 556 III S. 6 BGB: „… bis zum Ablauf des 12. Monats …“).

Auch hier kommt es darauf an, dass die Mitteilung des Mieters dem Vermieter fristgerecht zugeht. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht.

Korrigiert der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, beginnt die Frist von neuem zu laufen (LG Berlin WuM 2007, 576).

Die Frist wird auch durch eine formell nicht ordnungsgemäße Abrechnung in Lauf gesetzt. Es ist Sache des Mieters, diese fehlerhafte Abrechnung zu beanstanden.

Die Mitteilung des Mieters bedarf keiner bestimmten Form. Die bloße Nichtzahlung der Nachzahlungsforderung genügt jedoch nicht, da der Vermieter nicht erkennen kann, ob und was der Mieter eventuell beanstandet. Der Mieter kann auch einfach nur zahlungsunfähig sein.

• Mehr zur Einwendungsfrist des Mieters

2. Konsequenzen der Ausschlussfrist

Die Ausschlussfrist bewirkt, dass der Mieter keine Einwendungen mehr vortragen kann und die Abrechnung als ordnungsgemäß und verbindlich gilt. Der Saldo der Abrechnung wird für den Mieter verbindlich. Eine bestehende Nachzahlung kann der Vermieter einfordern.

Der Mieter hat die Fristversäumnis ausnahmsweise nicht zu vertreten, wenn der Fehler für ihn nicht erkennbar war oder er vom Vermieter auf Nachfrage unrichtige Auskunft erhalten hat oder der Vermieter eine Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen nicht rechtzeitig ermöglichte oder verweigerte. Die Unkenntnis der Frist entschuldigt den Mieter nicht.