▷ Nebenkostenabrechnung bei Einfamilienhaus – Was muss ich beachten?

Vermieten Sie nicht nur eine Mietwohnung, sondern ein Einfamilienhaus stellt sich die Frage, wie die Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist und welche Nebenkosten bei dem Einfamilienhaus umgelegt werden dürfen. Im Gegensatz zu Mietshäusern mit mehreren Mietern gibt es bei einem Einfamilienhaus grundsätzlich nur eine Mietpartei, so dass die Nebenkostenabrechnung weder besonderer Umlageschlüssel oder einer Gesamtkostenverteilung bedarf. Bei dem Einfamilienhaus ist es daher ausreichend, wenn die umlagefähigen Nebenkosten direkt auf den Mieter abgewälzt werden. Mit Versorgungsunternehmen kann zudem eine Direktabrechnung vereinbart werden, so dass der Mieter zum Beispiel selbst die Rechnungen für Strom, Gas- oder Öl zahlt.

Welche Möglichkeiten Ihnen als Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung über ein Einfamilienhaus zur Verfügung stehen, erklärt Ihnen der nachfolgende Beitrag.

I. Die Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag ist das A und O

Die mietvertraglichen Vereinbarungen zu den Nebenkosten sind auch bei einem Einfamilienhaus der entscheidende Rahmen, nach dem Sie als Vermieter später die Nebenkostenabrechnung anzufertigen haben. Nur wenn in dem Mietvertrag eine Nebenkostenvereinbarung zu finden ist, nach der dem Mieter diese Kosten durch monatliche Vorauszahlungen auferlegt sind, kann überhaupt über Nebenkosten abgerechnet werden (§ 556 BGB). Fehlt eine solche Vereinbarung, bleibt der Vermieter auf den Nebenkosten sitzen, da im Mietrecht grundsätzlich der Vermieter die Kosten und Lasten der Mietsache zu tragen hat (§ 535 Abs. 1 S. 3 BGB).

Achten Sie darauf, im Mietvertrag für ein Einfamilienhaus folgende Dinge zu vereinbaren:

1. Bestimmen Sie in dem Mietvertrag, dass die Nebenkostenlast von dem Mieter zu tragen
2. Legen Sie fest, welche Nebenkosten betroffen sind: Unterscheiden Sie dabei genau
   • für welche Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung mit einer jährlichen Abrechnung vereinbart werden soll und
   • für welche Nebenkosten Sie vereinbaren wollen, dass der Mieter Direktverträge mit den Versorgern abschließt.
3. Vergessen Sie nicht den Abrechnungszeitraum zu vereinbaren.

Meist finden Sie bereits in den entsprechenden Mietvertragsmustern die wichtigsten Klauseln. Denken Sie aber daran, die von Ihnen gewünschten Abweichungen zu dem Standardvertrag, wie etwa den Direktbezug bestimmter Kosten ausdrücklich festzulegen. Weitere Hilfestellungen und Einzelheiten zur Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Warum der Mietvertrag so wichtig ist und Wie Abrechnung der Nebenkosten vereinbaren (Nennung oder Verweis auf BetrKV)?.

II. Allgemeines zur Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus

Neben der vertraglichen Nebenkostenvereinbarung ist es entscheidend die gesetzlichen Grundlagen und die Anforderungen der Rechtsprechung zu kennen, um die Nebenkostenabrechnung für ein Einfamilienhaus richtig erstellen zu können.

1. Gesetzlicher Rahmen

Entscheidende gesetzliche Vorschriften sind § 556 BGB, die Betriebskosten- und die Heizkostenverordnung.

Danach hat der Vermieter bei jeder Nebenkostenabrechnung grundsätzlich

• Einen Abrechnungszeitraum von einem Jahr einzuhalten.
• Eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten zu wahren (vgl. hierzu: Nebenkostenabrechnung: Fristen).
• Nur das Recht, umlagefähige Nebenkosten im Sinne der Betriebskostenverordnung auf den Mieter abzuwälzen, die auch tatsächlich angefallen sind.
• Die Pflicht verbrauchsabhängige Heizungs- und Warmwasserkosten nach den Regelungen der Heizkostenverordnung nach dem tatsächlich gemessenen Verbrauch abzurechnen.

2. Anforderungen der Rechtsprechung an den Aufbau der Nebenkostenabrechnung

Jede Nebenkostenabrechnung muss einen gewissen Aufbau mit einem sogenannten Mindestinhalt haben, um in sogenannter formeller Hinsicht ordnungsgemäß zu sein.

Der Bundesgerichtshof fordert dabei zunächst zwei Dinge:

Zum einen, dass eine Nebenkostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält und Belege beigelegt sind, soweit es üblich ist (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15).

Zum anderen sollte die Abrechnung so gestaltet sein, dass sie für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulten Mieter nachvollziehbar ist (BGH Urteile vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 194/14, vom 11. August 2010, Az.: VIII ZR 45/10; vom 19. November 2008, Az.: VIII ZR 295/07; vom 28. Mai 2008, Az.: VIII ZR 261/07; vom 9. April 2008, Az.: VIII ZR 84/07; vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15).

Aufgrund dieser Rechtsprechung hat sich bei dem Erstellen einer Nebenkostenabrechnung der folgende Mindestinhalt etabliert:

1. In der Abrechnung muss eine Zusammenstellung der Gesamtnebenkosten zu finden sein.
2. In der Nebenkostenabrechnung müssen die verwendeten Umlageschlüssel nicht nur angegeben, sondern auch erläutert sein.
3. Der Mieteranteil an den Gesamtnebenkosten muss gesondert ausgewiesen sein (auch wenn der Mieter bei einem Einfamilienhaus meist die einzelnen Kostenpositionen vollständig trägt, ist eine gesonderte Spalte für den Mieteranteil empfehlenswert, denn in manchen Fällen trägt der Mieter eben nicht 1:1 die Kostenlast!)
4. Die Abrechnung muss die geleisteten Vorauszahlungen auf die Nebenkosten ausweisen und von den Gesamtnebenkosten abgezogen werden.

Wie eine solche Abrechnung aussehen kann, zeigt Ihnen dieses Beispiel für die Nebenkostenabrechnung einer Mietwohnung: Nebenkostenabrechnung: Muster.

III. Welche Nebenkosten gibt es beim vermieteten Einfamilienhaus?

Für die Frage, welche Nebenkosten bei einem Einfamilienhaus umlagefähig sind, lohnt ein Blick in die Bestimmungen der Betriebskostenverordnung (§§ 1, 2 BetrKV). Denn, bei einem Einfamilienhaus gelten dieselben Nebenkosten als umlagefähig, wie bei einer Mietwohnung in einem Mehrfamilienhaus. Vorausgesetzt ist, dass die Kosten durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des vermieteten Einfamilienhauses laufend anfallen.

Nach der Betriebskostenverordnung zählen dazu folgende Nebenkosten (gemäß § 2 BetrKV) enthalten:

• Öffentliche Lasten (Grundsteuer)
• Abwasser
• Wasserversorgung
• Heizkosten
• Fahrstuhl/Aufzug
• Straßenreinigung und Müll
• Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Versicherungen
• Hausmeister
• Antenne und Kabel
• Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Nicht dazu zählen:

• Verwaltungskosten
• Instandhaltungskosten
• Instandsetzungskosten

Zu den Einzelheiten der jeweiligen Kostenpunkte und deren Ansatzmöglichkeit in der Nebenkostenabrechnung erhalten Vermieter eine ausführliche Erklärung in den folgenden speziellen Fachartikeln:

• Nebenkosten – Was zählt zu den Nebenkosten?
• Umlegbare Nebenkosten in einer Übersicht
• Nicht umlegbare Nebenkosten – In einer Liste

1. Über diese Nebenkosten rechnet der Vermieter eines Einfamilienhauses am besten selbst ab

Bei der Anzahl der Nebenkosten und dem damit befürchteten Verwaltungsaufwand, würde man als Vermieter am liebsten alle Rechnungen und Kostenbescheide direkt an den Mieter senden lassen: so einfach geht es aber leider nicht.

Neben der öffentlichen Abgabe für die Grundsteuer, den Gebühren für Abwasser und Co. oder den Versicherungsbeiträgen für die Gebäudeversicherung, bei denen der Vermieter als Eigentümer regelmäßig der Rechnungsadressat ist, ist es bei einigen anderen Nebenkostenarten empfehlenswert auf eine Direktabrechnung zu verzichten: So, zum Beispiel bei den Müllentsorgungskosten, den umlagefähigen Wartungskosten für Heizungs- und Warmwasseranlagen, den Kosten für Gärtnerarbeiten oder Hausmeistertätigkeiten usw.

Der Grund ist hier ganz einfach: Zum einen muss im Rahmen dieser Kostenpositionen zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterschieden werden und zum anderen ist es für Sie als Vermieter wichtig zu wissen, was an dem Haus und den Anlagen gemacht wurde und was nicht.

Bei anfallenden Kosten der Müllentsorgung kommt außerdem hinzu, dass Sie als Vermieter in gewissen Fällen dafür verantwortlich sind, dem Mieter die Abfalltrennung und Entsorgung zu gewährleisten und entsprechende Anträge stellen müssen: Beantragung spezieller Mülltonnen zur getrennten Abfallentsorgung obliegt dem Vermieter: In einem Urteil des Amtsgerichts AG Hamburg-Blankenese wurde die Beschaffung einer Altpapiertonne als vertragliche Nebenpflicht des Vermieters aus § 535 Abs. 1 i.V.m. § 241 Abs. 2 BGB beurteilt (Urteil vom 06. November 2009, Az.: 518 C 244/09). Die Beantragung einer Altpapiertonne gehöre nach der Ansicht des Gerichts zur Gewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs: Im Fall ging es um ein Reihenhaus, bei dem der Vermieter Ansicht war die Mieterin müsse sich selbst um die ordnungsgemäße Abfallentsorgung kümmern. Der Vermieter verlor. Der Vermieter hat die Pflicht für seinen Mieter eine getrennte Abfallerfassung zu ermöglichen.

2. Mögliche Vereinbarung über Direktabrechnung mit Versorgern

Die mietvertragliche Vereinbarung, dass der Mieter des Einfamilienhauses selbst die Verträge über die Lieferung von Wasser, Gas oder Öl und Strom mit den jeweiligen Versorgungsunternehmen abschließt und eine Direktabrechnung erhält, empfiehlt sich besonders bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Für den Vermieter entfällt dadurch ein aufwändiger Abrechnungsbestandteil der Nebenkostenabrechnung und der Mieter verfügt über die vollständige Kostenkontrolle. Zudem kann er sich den günstigsten Versorger selbst suchen.

Im Mietvertrag kann eine solche Direktabrechnung zum Beispiel wie folgt vereinbart werden: „Der Mieter schließt die Verträge über die Lieferung von Wasser, Gas und Strom im eigenen Namen ab und rechnet mit den jeweiligen Versorgungsunternehmen selbst im eigenen Namen ab.“

3. Achtung: Nicht immer ist die volle Umlage einer Nebenkostenposition beim Einfamilienhaus zulässig

Da jedes Einfamilienhaus nicht nur eine unterschiedliche Wohnlage hat, sondern auch immer andere Vereinbarungen im Mietvertrag bestehen und vorhandene Nutzungsmöglichkeiten der Gebäudeteile und Außenanlagen differenzieren, kann man eben nicht pauschal davon ausgehen, dass alle Nebenkosten 1:1 auf den Mieter umgelegt werden können.

Hier einige Beispiele dazu, wann die Nebenkostenlast nicht vollständig vom Mieter des Einfamilienhauses zu tragen ist:

• Keine Umlage von Kosten für nicht nutzbare Gartenfläche: Wenn die Mieter eines Einfamilienhauses nicht diese zur Nutzung des Gartens nicht berechtigt sind den Garten zu nutzen und sich aus den Umständen ergibt, dass der Vermieter den Garten tatsächlich alleine nutzt, darf der Vermieter die Kosten für die Gartenpflege und das Gartensprengwasser nicht auf die Mieter umlegen (AG Wedding, Urteil vom 06. Juli 2009, Az.: 6b C 45/09).
• Kosten für die Schneebeseitigung dürfen nicht ausschließlich auf den Mieter eines Einfamilienhauses umgelegt werden, wenn die Räumung des Schnees auch zu Gunsten der Nachbarn erfolgt, die den betreffenden Weg als zweiten Zugang zu ihrem Haus nutzen (AG Wedding, Urteil vom 06. Juli 2009, Az.: 6b C 45/09). Dasselbe hat auch für Kosten der Straßenreinigung zu gelten.
• Bei einem Siedlungsreiheneinfamilienhaus müssen gemeinsame Gesamtnebenkosten der Anlage wie bei Mehrfamilienhäusern mit einem Umlageschlüssel auf die einzelnen Einfamilienhäuser verteilt werden: Dabei ist der Vermieter allerdings berechtigt, mehrere Grundstücke zu einer Wirtschaftseinheit zusammenzufassen und die Betriebskosten einheitlich abzurechnen, wenn dies im formularmäßigen Mietvertrag vereinbart ist (AG Frankfurt, Urteil vom 09. Juni 2009, Az.: 33 C 473/09).