Muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung unterschreiben?

Die Antwort auf diese Frage ergibt sich aus dem Gesetz, aber auch aus den Gegebenheiten des Alltags.

Das Gesetz selbst stellt an die Nebenkostenabrechnung nur die Anforderung, dass der Vermieter über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen hat und die Abrechnung spätestens nach 12 Monaten nach Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes dem Mieter mitzuteilen ist.

Dabei ist die Nebenkostenabrechnung so darzustellen, dass der Mieter sie auch ohne juristische und kaufmännische Vorbildung verstehen und nachvollziehen kann. Angesichts der Komplexität und Unübersichtlichkeit von Nebenkostenabrechnungen, insbesondere im Hinblick auf die Nebenkostenarten sowie die damit verbundenen Zahlen, kommt nur die schriftliche Abrechnung in Betracht. Einen mündlichen Vortrag des Vermieters an der Wohnungstür könnte kein Mieter nachvollziehen und schon gar nicht kontrollieren.

Vermieter braucht Nebenkostenabrechnung nicht zu unterschreiben

Der Vermieter von preisfreiem Wohnraum braucht die Nebenkostenabrechnung nicht zu unterschreiben (LG Berlin ZMR 1996, Heft 9 S. X; AG Schöneberg GE 2000, 475). Dies ergibt sich indirekt aus dem Gesetz, als das Gesetz für die Nebenkostenabrechnung nicht die Schriftform verlangt.

Wird Schriftform ausnahmsweise vorgeschrieben, steht dies ausdrücklich im Gesetz. So muss die Kündigung des Mietverhältnisses beispielsweise in schriftlicher Form (Schriftform) erklärt werden (§ 568 BGB). Nur wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, muss die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden (§ 126 BGB). Ist die Schriftform nicht vorgeschrieben und wird eine Unterschrift nicht ausdrücklich gefordert, kann sie unterbleiben.

Auch die Anforderungen an die Textform des § 126b BGB brauchen nicht erfüllt zu sein (Schriftliche Wiedergabe, Bezeichnung der Person des Erklärenden, Abschlusserklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift) (Langenberg WuM 2003, 671). Das Gesetz verweist im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung auch nicht auf die Textform.

Die Verzichtbarkeit der Unterschrift unter die Nebenkostenabrechnung lässt sich auch aus § 14 IV UStG folgern. Danach muss eine ordnungsgemäße Rechnung zwar bestimmte Mindestangaben enthalten. Allerdings fordert das Umsatzsteuergesetz nicht die eigenhändige Unterschrift des Rechnungsausstellers. Wenn schon im gewerblichen Bereich keine Unterschrift erforderlich ist, muss dieser Umstand im privaten Bereich erst recht gelten.

Demzufolge kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung als Brief mit oder ohne Unterschrift, als Fax oder E-Mail übersenden. Die Übersendung per Fax oder E-Mail verbietet sich allerdings insoweit, als der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter im Streitfall beweisen muss. Dies kann er nur, wenn er die Abrechnung schriftlich übersendet.

Ein Aushang im Treppenhaus genügt ebenfalls nicht. Denn damit erfüllt der Vermieter nicht den Anspruch des Mieters, dass ihm die Nebenkostenabrechnung in zumutbarer nachvollziehbarer Art und Weise zugänglich zu machen ist.

Umgekehrt ist klar, dass eine nur mündliche Abrechnung für den Mieter nicht in zumutbarer Weise nachprüfbar ist (Schmid DWW 2002, 258).

Ausnahmen:

Sollte im Mietvertrag vereinbart sein, dass der Vermieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich erteilen muss, sollte der Vermieter die Abrechnung sicherheitshalber unterschreiben, auch wenn sich daraus nicht unmittelbar die Pflicht zur Unterschrift ergibt.

Vermieter von preisgebundenem Wohnraum müssen die Nebenkostenabrechnung unterschreiben (vgle. § 10 WoBindG).

Sonstige Formerfordernisse

a. Absenderangaben

Die Abrechnung muss allerdings erkennen lassen, dass sie vom Vermieter stammt. Dafür genügt ein üblicher Briefkopf in der Abrechnung. Fehlen die Absenderangaben, ist die Abrechnung nicht zuzuordnen. Sie kann von jedem stammen.

b. Originalvollmacht des Vertreters beifügen

Wird die Abrechnung von einem Vertreter des Vermieters (Hausverwaltung, Steuerberater) erstellt und dem Mieter übersandt, muss der Vertreter als solcher erkennbar sein. Zu diesem Zweck muss eine Originalvollmacht beigefügt sein.

c. Ohne Vollmacht kann Mieter Abrechnung zurückweisen

Ist der Nebenkostenabrechnung keine Originalvollmacht des Vermieters für den Vertrieb beigefügt, kann der Mieter die Abrechnung zurückweisen (§ 174 I BGB). Er muss es allerdings sofort tun darf nicht längere Zeit zuwarten. Für den Vermieter kann dies zu der Konsequenz führen, dass er die Nebenkostenrechnung nochmals übersenden muss. Gelingt ihm dies nicht innerhalb der Abrechnungsfrist (Ausschlussfrist), riskiert er, dass er keine Nachzahlung vom Mieter mehr einfordern kann.

d. Mit einer Unterschrift jeglichen Zweifel ausräumen

Ungeachtet dessen empfiehlt es sich allemal, die Nebenkostenabrechnung zu unterschreiben oder sie mit einem Anschreiben zu verbinden, auf dem der Vermieter als Absender eigenhändig unterschreibt. Eine Unterschrift macht keine Mühe. Es macht auch wenig Sinn, darüber zu diskutieren, ob eine Unterschrift zweckmäßig oder verzichtbar ist.

Traditionell geht man davon aus, dass derjenige, der sich gegenüber einer anderen Person rechtsverbindlich äußert, mit seiner Unterschrift die Verantwortung dafür übernimmt, was er schriftlich darlegt. Nur dann ist für den Empfänger zweifelsfrei erkennbar, dass das Schreiben ernst gemeint ist und der Absender die Verantwortung für den Inhalt trägt.