Nebenkostenabrechnung des Wohnungseigentümers gegenüber Mieter

Das Vermieterleben könnte so einfach sein! Der Wohnungseigentümer, der seine Wohngeldabrechnung vom Verwalter erhalten hat, reicht diese als Nebenkostenabrechnung aus dem Mietverhältnis direkt an seinen Mieter weiter. Leider ist genau dies nicht so einfach.

In diesem Beitrag erklären wir, wie der Vermieter einer Eigentumswohnung gegenüber seinen Mieter abrechnen kann und was es dabei zu beachten gibt.

Der Knackpunkt ist, dass der Vermieter rechtzeitig die Hausgeldabrechnung von einer WEG-Verwaltung benötigt, als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung. Zudem dürfen nicht alle Kosten des Eigentümers auf den Mieter umgelegt werden. Mehr dazu jetzt im Artikel.

1. Fälligkeit von Wohngeld- und Betriebskostenabrechnung

Vermietet der Wohnungseigentümer seine Eigentumswohnung oder Teileigentumseinheit, ist er in einer zweifachen Verantwortung.

1. Als Wohnungseigentümer muss er sich als Miteigentümer an der Unterhaltung der Wohnanlage beteiligen. Gemäß § 28 II WEG ist er verpflichtet, nach Abruf durch den Verwalter die im Wirtschaftsplan festgelegten Wohngelder (auch Hausgeld genannt) zu leisten.
2. Als Vermieter ist der Wohnungseigentümer zugleich verpflichtet, gegenüber dem Mieter über die Vorauszahlungen für die Betriebskosten jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitzuteilen (§ 556 III BGB).

Im Idealfall übernimmt der WEG-Verwalter die Aufgabe, neben der obligatorischen Wohngeldabrechnung auch die Betriebskostenabrechnung für den Mieter zu erstellen und die Kosten mit dem Mieter abzurechnen.

2. Wohngeld ist kein durchlaufender Posten

Da die einzelnen Kostenpositionen und Abrechnungsgrundsätze bei Wohngeld im Wohnungseigentumsverhältnis und Betriebskosten im Mietverhältnis unterschiedlich sind, kann der Wohnungseigentümer als Vermieter die Wohngeldabrechnung nicht als durchlaufenden Posten betrachten und unverändert an den Mieter weiterreichen.

Als Wohnungseigentümer muss der Eigentümer sämtliche Kosten bezahlen, die für den Unterhalt Immobilie anfallen.

2.1. Umlagefähige Betriebskosten

Als Vermieter kann der Wohnungseigentümer seinem Mieter aber nur diejenigen Betriebskosten berechnen, die er mietvertraglich vereinbart hat. Mietvertraglich wiederum kann er nur diejenigen Betriebskosten vereinbaren, die in der Betriebskostenverordnung bezeichnet sind. Dazu genügt ein Verweis auf den Betriebskostenkatalog der Betriebskostenverordnung. Maßgebend sind die in § 2 Ziffer 1 – 16 BetrKV bezeichneten Betriebskosten.

Betriebskosten sind nur solche Kosten, die dem Eigentümer durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und seiner Anlagen fortlaufend und regelmäßig entstehen.

2.2. Nicht umlagefähige Wohngeldkosten

Dabei ist zusätzlich zu berücksichtigen, dass die Betriebskostenverordnung bestimmte Betriebskosten ausdrücklich als nicht umlagefähig bezeichnet (§ 1 II BetrKV). Nicht zu den Betriebskosten gehören:

2.3. Nicht umlagefähige Wohngeldkosten sind herauszurechnen

Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind aber auch in der Wohngeldabrechnung enthalten. Sie dürfen nicht im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Sie können auch nicht als „sonstige Betriebskosten“ im Sinn des § 2 Ziffer 17 BetrKV auf den Mieter übertragen werden.

Soweit Instandhaltungs- oder Instandsetzungskosten in anderen umlegbaren Kostenpositionen der Wohngeldabrechnung enthalten sind, müssen sie vor der Übernahme in die Betriebskostenabrechnung anteilig gekürzt werden. Beispiel: In den Kosten der Heizung aufgrund eines Vollwartungsvertrages sind nicht nur die Wartungskosten, sondern auch Reparaturkosten für die Kesselreparatur enthalten. Die Reparaturkosten gehen zu Lasten des Vermieters als Eigentümer.

Andere Kosten, die nicht ausdrücklich in § 2 Ziffer 1 -16 BetrKV bezeichnet sind, können als “sonstige Betriebskosten“ im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV umgelegt werden, wenn die Position im Mietvertrag genau bezeichnet ist. Die pauschale Vereinbarung zur Umlegung „sonstiger Betriebskosten“ genügt dafür nicht (BGH WuM 2004, 290; 292).

Umlagefähig sind Betriebskosten, auch wenn der Mieter eine bestimmte Einrichtung gar nicht nutzen kann. So soll der Erdgeschossmieter an den Kosten des Fahrstuhls beteiligt werden dürfen (BGH NZM 2007, 563). Gleichermaßen ist auch der Wohnungseigentümer im Erdgeschoss im Verhältnis zu den anderen Wohnungseigentümern verpflichtet, sich an den Kosten für den Fahrstuhl zu beteiligen.

3. Auf Gleichklang des Verteilungsschlüssels achten!

Die Betriebs-/Nebenkostenabrechnung kann Probleme aufwerfen, wenn der Vermieter mit dem Mieter nicht den gleichen Umlagemaßstab vereinbart hat, der auch der Wohngeldabrechnung zugrunde liegt. Dies kann der Fall sein, wenn der Hausverwalter nach Miteigentumsanteilen abrechnet und der Wohnungseigentümer als Vermieter als Verteilerschlüssel die Wohnfläche oder die Personenzahl vereinbart.

Diesem Problem lässt sich nur begegnen, wenn bei Abschluss des Mietvertrages auf den Gleichklang der Verteilerschlüssel geachtet wird. Der Verteilerschlüssel nach Miteigentumsanteilen ist auch im Mietrecht grundsätzlich erlaubt (BGH WuM 2004, 403).

Ergänzend ist mietvertraglich zu vereinbaren, dass Betriebskosten, die sich einer Wohnung konkret zuordnen lassen (Energiekosten, Grundsteuer), mit dem konkreten Betrag in der Nebenkostenabrechnung anzusetzen sind.

Die Abrechnung nach Miteigentumsanteilen findet auch dort ihre Grenze, wo das Gesetz (Heizkostenverordnung) den Vermieter verpflichtet, die Kosten für die Heizung und die Warmwasseraufbereitung mindestens zu 50 % nach dem Verbrauch abzurechnen. Nur für den Restbetrag kann als Verteilerschlüssel der Miteigentumsanteil für maßgeblich erklärt werden.

Ändert die Eigentümergemeinschaft durch einen Beschluss den Verteilerschlüssel, hat auch der einzelne Wohnungseigentümer gegenüber seinem Mieter einen Anspruch auf die entsprechende Änderung des Verteilungsschlüssels (Grundsatz von Treu und Glauben § 242 BGB). Mit dem Beschluss entfällt nämlich die Geschäftsgrundlage, auf der der mietvertragliche Verteilerschlüssel vereinbart wurde (OLG Frankfurt ZMR 2004, 182). Die Änderung ist nur für die Zukunft, nicht für vergangene Abrechnungsperioden möglich. Auch die Mitteilung in der anstehenden Nebenkostenabrechnung genügt dafür nicht.

4. Auf Gleichklang der Abrechnungszeiträume achten!

Im Wohnungseigentumsrecht zählt das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr und damit als Abrechnungszeitraum der Wohngelder (§ 28 III WEG).

Im Mietrecht fehlt eine entsprechende Bestimmung. Der Abrechnungszeitraum kann frei vereinbart werden, auch wenn er sich auf längstens 12 Monate erstrecken darf (§ 556 III 1 BGB). Mietvertraglich kann daher idealerweise auch das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart werden. Nur wenn der Abrechnungszeitraum in der Wohnungseigentümergemeinschaft mit dem Abrechnungszeitraum im Mietverhältnis übereinstimmt, kann der Vermieter mit dem Mieter problemlos die Betriebskosten aus dem Mietverhältnis abrechnen.

Natürlich kann der Vermieter erst abrechnen, wenn ihm der Verwalter die Wohngeldabrechnung vorlegt. Dafür gibt es keine gesetzliche Frist. Allerdings wird der Verwalter für verpflichtet gehalten, spätestens 6 Monate nach Beendigung des Wirtschaftsjahres die Wohngelder abzurechnen (BayObLG NJW-RR 1990, 659).

Eine verspätete Abrechnung muss sich der Vermieter nur zurechnen lassen, wenn er sich nicht nachdrücklich um die Vorlage der Wohngeldabrechnung bemüht hat. Der Verwalter ist insoweit nicht Erfüllungsgehilfe des Wohnungseigentümers.

Mehr unter: Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten

Ein weiteres Problem besteht für den Vermieter oft darin, dass die vom Verwalter übermittelte Wohngeldabrechnung erst nach Beschluss der Eigentümergemeinschaft bestandskräftig wird. Bis dahin hat seine Beschlussvorlage nur vorläufigen Charakter (OLG Düsseldorf NZM 2001, 48). Da diese Situation unbefriedigend ist, wird teils darauf abgestellt, dass die Betriebskosten bereits mit der Tätigung der Ausgaben entstehen und es insoweit auf den Beschluss der Eigentümergemeinschaft nicht ankommen kann. Führen die Wohnungseigentümer über die Wohngeldabrechnung einen Rechtsstreit, der die Bestandskraft der Wohngeldabrechnung aufschiebt, könnte der Vermieter bis zum Abschluss des Rechtsstreits mit dem Mieter nicht die Betriebskosten abrechnen (LG Itzehoe ZMR 2003, 38). Rechnet der Vermieter dann vorzeitig ab, sollte er den Mieter auf die Situation hinweisen. Nur so kann er sich eventuell entstehende Nachforderungen sichern.

5. Abrechnung nach Zuflussprinzip oder Abflussprinzip?

Probleme kann es geben, wenn sich Abrechnungs- und Verbrauchs-/Leistungszeitraum zeitlich nicht decken und der Verwalter noch vor Ablauf des Kalenderjahres (Wirtschaftsjahr) im Voraus für das nachfolgende Kalenderjahr Zahlungen vornimmt. Hier spielen das Abflussprinzip und Zuflussprinzip eine Rolle.

Beim Abflussprinzip werden die im Abrechnungszeitraum tatsächlich getätigten Zahlungen in der Nebenkostenabrechnung angesetzt. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die maßgebliche Leistung im Abrechnungszeitraum auch verbraucht oder in Anspruch genommen wurde.

Beim Zuflussprinzip (Leistungsprinzip) werden nur die Kosten angesetzt, die im Abrechnungszeitraum tatsächlich verbraucht oder in Anspruch genommen wurden.

Im Wohnungseigentumsrecht werden die Kosten regelmäßig nach dem Abflussprinzip angesetzt. Gleichermaßen darf der Wohnungseigentümer als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung mit dem Mieter ebenfalls nach dem Abflussprinzip abrechnen und muss nicht mehr wie früher nach dem Leistungsprinzip abrechnen (BGH VIII ZR 49/07).

Damit kann der Vermieter dem Mieter auch die Kosten in Rechnung stellen, mit denen er vom Verwalter im Abrechnungszeitraum selbst belastet wurde. Er braucht die Wohngeldabrechnung nicht kostenmäßig aufzuteilen.

6. Form der Nebenkostenabrechnung

Im Idealfall hat der Wohnungseigentümer als Vermieter also mit dem Mieter die Umlage der Betriebskosten nach Miteigentumsanteilen vereinbart (Ausnahme Energieverbrauch, konkret zuordungsbare Kosten). In der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter nachvollziehbar darstellen, wie sich die Kostenbelastung des Mieters errechnet. Dazu muss er den maßgeblichen Miteigentumsanteil und den Gesamtbetrag der Nebenkostenposition bezeichnen, so dass sich die daraus ergebende anteilmäßige Kostenbelastung des Mieters nachvollziehen lässt.

Fehlt es an diesen Angaben, ist die Nebenkostenabrechnung in der Regel formell unklar, mit der Folge, dass der Mieter bis zur Vorlage einer ordnungsgemäßen Nebenkostenrechnung eine eventuell sich ergebende Nachforderung des Vermieters verweigern darf.

Steht eine Wohneinheit leer, trägt der Wohnungseigentümer als Vermieter, der mehrere Wohneinheiten besitzt, ausschließlich das Risiko des Leerstandes. Er muss die leer stehende Wohneinheit in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigen und die dafür anfallenden Nebenkosten selbst bezahlen. Er kann die Unterhaltungskosten keinesfalls auf einen anderen Mieter umlegen.