Nebenkostenabrechnung: Zustellung nachweisbar organisieren

Der Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung beim Mieter ist Voraussetzung für die Fälligkeit einer Nachzahlungsforderung des Vermieters. Der Vermieter ist beweispflichtig dafür, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung tatsächlich erhalten hat. Aus diesem scheinbar unwichtigen Detail können sich handfeste Probleme ergeben.

Bestreitet der Mieter, dass er die Nebenkostenabrechnung des Vermieters erhalten hat, ist das Nachzahlungsverlangen des Vermieters mangels Fälligkeit unbegründet. Demgemäß kommt es darauf an, dass der Vermieter die Zustellung möglichst nachweisbar organisiert und dem Mieter keine Grundlage bietet, den Zugang zu bestreiten.

Zwar spricht eine Vermutung dafür, dass ein zur Post gegebener einfacher Brief den Empfänger tatsächlich erreicht. Allerdings kann die Post den Zugang nicht garantieren und der Vermieter kann den Zugang nicht nachweisen.

• Am sichersten ist es für den Vermieter, wenn er die Nebenkostenabrechnung dem Mieter persönlich übergibt und sich den Erhalt auf einer Kopie mit der Unterschrift des Mieters quittieren lässt. Dann ist der Vermieter auf der absolut sicheren Seite.
• Alternativ kann der Vermieter den Brief mit der Nebenkostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters einwerfen. Tut er dies persönlich, weiß er zwar, dass er den Brief eingeworfen hat, kann den Zugang im Streitfall aber dennoch nicht beweisen, da er nicht Zeuge in eigener Sache sein kann. Besser ist, das Schreiben durch eine dritte Person in den Briefkasten einwerfen zu lassen. Dieser Dritte kann dann als Zeuge die Zustellung bezeugen.
• Eine weitere Alternative ist die Zustellung mit einem Einschreiben mit Rückschein. Der Postbote übergibt dem Mieter oder einem Haushaltsangehörigen das Schreiben mit der Nebenkostenabrechnung nur gegen Empfangsbestätigung, die die Post dem Vermieter zurücksendet.

Bei einem Einschreiben mit Rückschein könnte der Mieter allenfalls noch behaupten, dass ihm nur ein leerer Briefumschlag ohne Inhalt übersandt worden sei. Diese Behauptung wirkt in der Regel wenig glaubwürdig und wird kaum geeignet sein, die plausible Behauptung des Vermieters zu entkräften, er habe mit der übersandten Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung geltend gemacht.

Der Vermieter kann bei der Übersendung der Nebenkostenabrechnung auf dem Postweg eine gewisse Sicherheit einbauen, indem er die Nebenkostenabrechnung frühzeitig vor Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist übersendet.

Der Brief muss korrekt frankiert sein. Andernfalls riskiert der Vermieter, dass der Mieter die Annahme ablehnt und den Zugang vereitelt, wenn er mit dem Nachporto belastet werden soll.

Zahlt der Mieter nicht innerhalb einer Verzugsfrist von 30 Tagen nach Zugang, kann der Vermieter den Mieter nochmals anschreiben oder telefonisch kontaktieren und sich nach der Zahlung des Nachzahlungsbetrages erkundigen. Unterbleibt die Zahlung des Mieters, ist es ohnehin dem Vermieter überlassen, die Forderung gegebenenfalls gerichtlich gegenüber dem Mieter geltend zu machen oder bei anhaltendem Zahlungsverzug letztlich die Kündigung auszusprechen.